Ba Thay Đổi Mang Tính Thời Cuộc Của Ngành Nhân Sự

Trước Làn Sóng Công Nghệ

Thế kỷ 21, xu hướng nhân sự đã có nhiều thay đổi để có thể đáp ứng những yêu cầu của xã hội và nền kinh tế thời đại. Trong đó, bước tiến nổi bật chính là sự kết hợp giữa nhân sự và công nghệ hiện đại, gọi chung là HR Tech. Sự kết hợp này góp phần tạo ra một kỷ nguyên mới cho ngành nhân sự dưới ảnh hưởng của nền cách mạng công nghiệp 4.0.

Tuyển dụng bằng AI

Hiện tại: Quy trình tuyển dụng thụ động, mất thời gian, không đảm bảo tính bảo mật thông tin. Theo Capterra – Website đánh giá trực tuyến nhằm mục đích hỗ trợ các doanh nghiệp tìm giải pháp phần mềm cho quy trình của một doanh nghiệp, nhà tuyển dụng cho biết 35% áp lực đến từ việc sàng lọc ra những CV đạt yêu cầu.

Tương lai: Công ty tư vấn quản lý toàn cầu  McKinsey của Mỹ tin rằng, hơn 30% hoạt động trong 60% ngành nghề có thể được thay thế bằng trí thông minh nhân tạo. Trong đó, quy trình tuyển dụng cũng sẽ bị ảnh hưởng. Ứng viên và nhà tuyển dụng có thể gặp nhau trên những nền tảng tuyển dụng trực tuyến với độ bảo mật thông tin cao và tính minh bạch tuyệt đối. Sử dụng công cụ AI phân tích hành vi của người tìm việc nhằm tìm ra ứng viên phù hợp nhất cho công việc. 

Lưu trữ và phân tích dữ liệu lớn (Big Data Analyst)

Hiện tại: Tổ chức mất hàng đống thời gian để tổng hợp báo cáo nhân sự từ hàng trăm nhân viên, cộng thêm tình trạng không minh bạch trong đánh giá cũng gây ra không ít thiệt hại về thời gian và tiền bạc.

Tương lai: Dữ liệu lớn sẽ đóng một vai trò thiết yếu trong sự phát triển của nhân viên và tổ chức. Để hiểu được sự phát triển của một công ty, dữ liệu hệ thống quản lý nhân sự (HRMS) được chạy qua một số công cụ phân tích, nhờ đó, các chuyên gia nhân sự có thể đảm bảo về mặt pháp lý; cải thiện chế độ lương thưởng; dự đoán năng suất làm việc; tránh rủi ro tuyển dụng.

Tiến sĩ Jasmit Kaur (tốt nghiệp Thạc sĩ Quản trị kinh doanh Trường Quản lý Xavier – Ấn Độ và từng quản lý nhân sự tại Microsoft) và Alexis A. Fink (Tiến sĩ, thành viên Hiệp hội Tâm lý học Công nghiệp và Tổ chức và hiện là quản lý cấp cao tại Intel), cả hai đã có nhiều năm làm việc trong lĩnh vực nhân sự đã tiến hành nghiên cứu dựa trên 22 cuộc phỏng vấn tại 16 công ty và nhận thấy, các công ty phân tích nhân sự dựa trên dữ liệu lớn có xác suất thành công vượt trội trong việc xây dựng các mô hình dự đoán để tuyển dụng, giữ nhân tài, và quyết định lợi ích nhân viên.

Đánh giá hiệu quả công việc theo thời gian thực

Hiện tại: Đa phần doanh nghiệp tốn quá nhiều chi phí triển khai phần mềm hoặc tốn thời gian do thiếu công cụ tổng hợp,  truyền đạt và cập nhật kịp thời; đánh giá thiếu minh bạch, hoặc đối phó hoặc không giúp cho nhân viên phát triển đi tới mà nhìn ngược về quá khứ nhiều hơn… 

Tương lai: Chỉ trả chi phí theo đầu người dùng và không mất thời gian tiền bạc cho việc triển khai hệ thống. Cập nhật kết quả tức thời cho người sử dụng (nhân viên, quản lý, nhân sự), đánh giá nhân viên chính xác, kịp thời và kèm biện pháp phát huy hoặc cải thiện để tăng năng suất chất lượng công việc của nhân viên. 

Tuy nhiên, tại Việt Nam, đa số doanh nghiệp còn khá e dè trước sự đổi mới này, cứ cho rằng đưa lên đám mây thì lộ nhiều thông tin; hoặc chỉ đơn giản là ngại thử một giải pháp mới… Sự chần chừ này khiến doanh nghiệp bỏ qua cơ hội tối ưu nguồn nhân lực cũng như chi phí điều hành. 

Có thể thấy, để tổ chức có thể sẵn sàng cho những đổi mới mang tính cách mạng này, trước hết cần thay đổi tư duy của chính người lãnh đạo. Người lãnh đạo cần được tôi giũa song hành tính táo bạo và khả năng suy xét thấu đáo. Khi một nhà lãnh đạo có thể đẩy mạnh cả 2 yếu tố: suy xét đúng đủ và ra quyết định nhanh chóng, chấp nhận một mức độ rủi ro nhất định, cơ hội trở thành nhà lãnh đạo kiệt xuất của người này lên tới 96% – con số kết luận cuối cùng của Tổ chức tư vấn Zenger Folkman (Hoa Kỳ) và mang lại cho doanh nghiệp những giá trị vô cùng to lớn và cụ thể. 

Nhằm mang đến cho khách hàng trải nghiệm thực tế về thuật phát triển năng lực lãnh đạo của Zenger Folkman, vào ngày 20 tháng 09 năm 2019, trong khuôn khổ Hội nghị VNHR tại Trung tâm Hội Nghị White Palace (108, đường Phạm Văn Đồng, Quận Thủ Đức, TP.HCM), L & A sẽ triển khai tại gian hàng số 22 việc đăng ký làm đánh giá “Lãnh đạo táo bạo” (Bold Leadership) và 1/2 ngày workshop để lập kế hoạch phát triển cá nhân, với tổng ưu đãi 175 $/người.

Kế hoạch phát triển sẽ giúp bạn:

• Khám phá các cột trụ năng lực lãnh đạo và cơ chế phát triển dựa trên thế mạnh
• Đọc vị  khả năng lãnh đạo hiện tại, chọn lọc những năng lực cần phát triển
• Gợi mở lộ trình phát triển qua các năng lực đồng hành phù hợp bản thân và tổ chức

5 Lý Do Khiến KPI Trở Nên Quan Trọng Với Sự Phát Triển

Của Doanh Nghiệp

Sự phát triển và thành công vượt bậc của doanh nghiệp bạn sẽ được định đoạt bởi sự ổn định của kết quả kinh doanh. Và những kết quả này có thể đạt được nếu các nhân viên của công ty bạn có thể gặt hái được các mục tiêu mong muốn một cách bền vững.

KPI là gì?

Một KPI (Key performance indicator) là một hệ thống đánh giá định lượng nhằm đánh giá một doanh nghiệp có thể đạt các mục tiêu ở cấp độ như thế nào. Trưởng bộ phận có thể đề ra nhiều chỉ tiêu KPI cho một dự án và dùng chúng để đánh giá các nhân viên tiến hành như thế nào.

Thí dụ, nếu bạn đang làm việc cho một công ty công nghệ chuyên về đánh giá kết quả của các công cụ tìm kiếm (search engine), bạn có thể đặt ra các KPI cụ thể như là các “tiểu mục tiêu” dành cho các nhân viên để hướng tới. Điển hình như khách hàng muốn các bạn báo cáo phân tích landing page chính xác nhất bằng các xác định trang nào liên quan nhiều nhất đến công cụ tìm kiếm của người dùng. Các KPI của bạn bao gồm những yêu cầu sau đây:

• Nhân viên phải xuất ra kết quả chính xác ở mức 90%, hàng ngày các nhân viên phải lướt qua 1.500 landing page và mỗi tuần nhân viên phải báo cáo tối đa ba đánh giá “hoàn toàn không chính xác”.
• Những KPI này cho phép bạn đánh giá một cách chính xác hiệu suất làm việc của nhân viên đang đạt mức tiêu chuẩn kỳ vọng nào.
• Bạn có thể xác định và thiết lập một hệ thống KPI mà tích hợp với chiến lược riêng của công ty bạn. Không có một cách cụ thể xây dựng KPI nào, nhưng chúng cần được định lượng, mang tính thiết thực, và định hướng rõ ràng (để xác định xem công ty có đang đi đúng hướng).

Tại sao KPI’s lại quan trọng?

Từ việc đánh giá hiệu suất của nhân viên để theo dõi sự tiến bộ của công ty, có nhiều lý do cho thấy tại sao chỉ số KPI lại là một yếu tố quan trọng trong việc hỗ trợ sự phát triển của công ty bạn.

1. Đo lường mục tiêu của bạn

Mặc dù KPI có thể dễ dàng bị nhầm lẫn là mục tiêu của công ty, nhưng chúng chỉ là một phương pháp đo lường các mục tiêu và chỉ tiêu. Ví dụ, nếu mục tiêu của công ty của bạn là thu được một số tiền nhất định từ việc bán những mặt hàng đắt tiền mỗi tháng, KPI của bạn sẽ chỉ cho bạn cách nhanh nhất hay chậm nhất để bạn có thể đạt được những mục tiêu này.

Một hệ thống KPI trong trường hợp này có thể chỉ ra rằng đội ngũ bán hàng của bạn chỉ tạo ra 20% doanh số kỳ vọng mà công ty của bạn đã thiết lập như là một tiêu chuẩn. Với vai trò là một người quản lý trong tình huống này, bạn ngay lập tức phải giúp đội ngũ bán hàng của bạn nhận thức rõ về tiến triển và lý do không đạt được doanh số mong muốn.

Khi bạn có thể đo lường các mục tiêu theo cách này, nó mang lại cho bạn cơ hội để nhìn thấy bạn đang sai ở đâu và sau đó đưa ra quyết định có thể giúp bạn đạt được mục tiêu nhanh hơn.

Đây được cho là lý do quan trọng nhất lý giải tại sao KPIs nên được sử dụng.

2. Tạo ra môi trường học hỏi

Bằng cách đo lường KPI có thể tạo ra một bầu không khí học tập trong công ty của bạn. Theo nghiên cứu của Root Cause, các dữ liệu được tạo ra bằng cách đo lường các chỉ số KPI có thể tạo ra nhiều cuộc hội thoại quan trọng ở nơi làm việc.

Khi bạn nhận thấy một điểm không thuận lợi trên KPI, bạn có cơ hội để nói chuyện với các cá nhân hoặc nhóm cụ thể liên quan tới KPI. Đây là cơ hội tuyệt vời để bạn có thể hướng dẫn nhân viên làm thếnào để làm những việc khác nhau và thực hiện tốt hơn để đạt được mục tiêu đề ra.

Ngoài ra, bạn có thể phân tích xem các thiết lập KPIs là một đo lường hiệu quả, và ngược lại, sửa đổi cần thiết nếu các nhân viên cảm thấy rằng các mục tiêu không khả thi.

3. Tiếp nhận các thông tin quan trọng kịp thời

KPI có thể cung cấp bức tranh tổng quan về hiệu suất của công ty bạn. Khi bạn đang ở trong một thị trường cạnh tranh cao, thông tin đó có thể đóng vai trò quan trọng trong nỗ lực của bạn nhằm “đánh bại” đối thủ cạnh tranh của bạn.

Các dữ liệu thời gian thực mà KPIs cung cấp có thể cho phép bạn thực hiện điều chỉnh hệ thống để bạn không còn làm thay đổi rầm rộ vào cuối mỗi tháng để đạt được mục tiêu của bạn.

4. Khuyến khích tinh thần trách nhiệm

Nếu không có số liệu thống kê từ hệ thống KPI, bạn có thể gặp phải các nguy cơ từ việc ra quyết định không chính xác về các nhân viên trong quá trình đánh giá. Bạn có thể giả định rằng một nhân viên hoạt động kém vì anh ta/cô ấy có vấn đề đúng giờ hoặc cảm thấy có sự thiếu gắn bó với công ty, nhưng bạn không có bằng chứng định lượng.

Về cơ bản, KPIs khuyến khích tinh thần trách nhiệm cho cả người lao động (nếu họ không thực hiện) và người sử dụng lao động.

5. Nâng cao nhuệ khí

Động lực làm việc của nhân viên và sự hài lòng công việc cực kỳ quan trọng để nâng cao hiệu suất và văn hóa công ty. Nhân viên của bạn sẽ cảm thấy có động lực khi nhận được các báo cáo tích cực, đáp ứng được các tiêu chí nhất định của KPI theo từng thời điểm.

Kết luận

Dù KPI là quan trọng để đạt được mục tiêu của công ty (và hiển nhiên là tăng trưởng) bằng cách cho phép bạn thiết lập hệ thống, điều chỉnh kịp thời, nhưng đừng thiết lập KPI một cách mù quáng hoặc “làm đại cho có”.

Thí dụ như nếu bạn nói với nhân viên rằng, mục tiêu trong năm nay là chứng kiến một mức tăng trường từ khách hàng hiện tại, bạn sẽ gặp phải nhiều khó khăn khi tạo ra hệ thống KPI mà có thể dẫn tới những bước hành động tiếp theo bởi vì những mục tiêu này không dễ dàng định lượng được.

Vì thế, hãy thiết lập những mục tiêu cụ thể mà cho phép bạn tạo ra những KPI cần thiết để cải thiện toàn diện kết quả kinh doanh của bạn.

Sự phát triển và thành công vượt bậc của doanh nghiệp bạn sẽ được định đoạt bởi sự ổn định của kết quả kinh doanh. Và những kết quả này có thể đạt được nếu các nhân viên của công ty bạn có thể gặt hái được các mục tiêu mong muốn một cách bền vững.

KPI là gì?

Một KPI (Key performance indicator) là một hệ thống đánh giá định lượng nhằm đánh giá một doanh nghiệp có thể đạt các mục tiêu ở cấp độ như thế nào. Trưởng bộ phận có thể đề ra nhiều chỉ tiêu KPI cho một dự án và dùng chúng để đánh giá các nhân viên tiến hành như thế nào.

Thí dụ, nếu bạn đang làm việc cho một công ty công nghệ chuyên về đánh giá kết quả của các công cụ tìm kiếm (search engine), bạn có thể đặt ra các KPI cụ thể như là các “tiểu mục tiêu” dành cho các nhân viên để hướng tới. Điển hình như khách hàng muốn các bạn báo cáo phân tích landing page chính xác nhất bằng các xác định trang nào liên quan nhiều nhất đến công cụ tìm kiếm của người dùng. Các KPI của bạn bao gồm những yêu cầu sau đây:

• Nhân viên phải xuất ra kết quả chính xác ở mức 90%, hàng ngày các nhân viên phải lướt qua 1.500 landing page và mỗi tuần nhân viên phải báo cáo tối đa ba đánh giá “hoàn toàn không chính xác”.
• Những KPI này cho phép bạn đánh giá một cách chính xác hiệu suất làm việc của nhân viên đang đạt mức tiêu chuẩn kỳ vọng nào.
• Bạn có thể xác định và thiết lập một hệ thống KPI mà tích hợp với chiến lược riêng của công ty bạn. Không có một cách cụ thể xây dựng KPI nào, nhưng chúng cần được định lượng, mang tính thiết thực, và định hướng rõ ràng (để xác định xem công ty có đang đi đúng hướng).

Tại sao KPI’s lại quan trọng?

Từ việc đánh giá hiệu suất của nhân viên để theo dõi sự tiến bộ của công ty, có nhiều lý do cho thấy tại sao chỉ số KPI lại là một yếu tố quan trọng trong việc hỗ trợ sự phát triển của công ty bạn.

1. Đo lường mục tiêu của bạn

Mặc dù KPI có thể dễ dàng bị nhầm lẫn là mục tiêu của công ty, nhưng chúng chỉ là một phương pháp đo lường các mục tiêu và chỉ tiêu. Ví dụ, nếu mục tiêu của công ty của bạn là thu được một số tiền nhất định từ việc bán những mặt hàng đắt tiền mỗi tháng, KPI của bạn sẽ chỉ cho bạn cách nhanh nhất hay chậm nhất để bạn có thể đạt được những mục tiêu này.

Một hệ thống KPI trong trường hợp này có thể chỉ ra rằng đội ngũ bán hàng của bạn chỉ tạo ra 20% doanh số kỳ vọng mà công ty của bạn đã thiết lập như là một tiêu chuẩn. Với vai trò là một người quản lý trong tình huống này, bạn ngay lập tức phải giúp đội ngũ bán hàng của bạn nhận thức rõ về tiến triển và lý do không đạt được doanh số mong muốn.

Khi bạn có thể đo lường các mục tiêu theo cách này, nó mang lại cho bạn cơ hội để nhìn thấy bạn đang sai ở đâu và sau đó đưa ra quyết định có thể giúp bạn đạt được mục tiêu nhanh hơn.

Đây được cho là lý do quan trọng nhất lý giải tại sao KPIs nên được sử dụng.

2. Tạo ra môi trường học hỏi
Bằng cách đo lường KPI có thể tạo ra một bầu không khí học tập trong công ty của bạn. Theo nghiên cứu của Root Cause, các dữ liệu được tạo ra bằng cách đo lường các chỉ số KPI có thể tạo ra nhiều cuộc hội thoại quan trọng ở nơi làm việc.
Khi bạn nhận thấy một điểm không thuận lợi trên KPI, bạn có cơ hội để nói chuyện với các cá nhân hoặc nhóm cụ thể liên quan tới KPI. Đây là cơ hội tuyệt vời để bạn có thể hướng dẫn nhân viên làm thếnào để làm những việc khác nhau và thực hiện tốt hơn để đạt được mục tiêu đề ra.
Ngoài ra, bạn có thể phân tích xem các thiết lập KPIs là một đo lường hiệu quả, và ngược lại, sửa đổi cần thiết nếu các nhân viên cảm thấy rằng các mục tiêu không khả thi.
3. Tiếp nhận các thông tin quan trọng kịp thời
KPI có thể cung cấp bức tranh tổng quan về hiệu suất của công ty bạn. Khi bạn đang ở trong một thị trường cạnh tranh cao, thông tin đó có thể đóng vai trò quan trọng trong nỗ lực của bạn nhằm “đánh bại” đối thủ cạnh tranh của bạn.
Các dữ liệu thời gian thực mà KPIs cung cấp có thể cho phép bạn thực hiện điều chỉnh hệ thống để bạn không còn làm thay đổi rầm rộ vào cuối mỗi tháng để đạt được mục tiêu của bạn.

4. Khuyến khích tinh thần trách nhiệm
Nếu không có số liệu thống kê từ hệ thống KPI, bạn có thể gặp phải các nguy cơ từ việc ra quyết định không chính xác về các nhân viên trong quá trình đánh giá. Bạn có thể giả định rằng một nhân viên hoạt động kém vì anh ta/cô ấy có vấn đề đúng giờ hoặc cảm thấy có sự thiếu gắn bó với công ty, nhưng bạn không có bằng chứng định lượng.
Về cơ bản, KPIs khuyến khích tinh thần trách nhiệm cho cả người lao động (nếu họ không thực hiện) và người sử dụng lao động.
5. Nâng cao nhuệ khí
Động lực làm việc của nhân viên và sự hài lòng công việc cực kỳ quan trọng để nâng cao hiệu suất và văn hóa công ty. Nhân viên của bạn sẽ cảm thấy có động lực khi nhận được các báo cáo tích cực, đáp ứng được các tiêu chí nhất định của KPI theo từng thời điểm.

Kết luận

Dù KPI là quan trọng để đạt được mục tiêu của công ty (và hiển nhiên là tăng trưởng) bằng cách cho phép bạn thiết lập hệ thống, điều chỉnh kịp thời, nhưng đừng thiết lập KPI một cách mù quáng hoặc “làm đại cho có”.

Thí dụ như nếu bạn nói với nhân viên rằng, mục tiêu trong năm nay là chứng kiến một mức tăng trưởng từ khách hàng hiện tại, bạn sẽ gặp phải nhiều khó khăn khi tạo ra hệ thống KPI mà có thể dẫn tới những bước hành động tiếp theo bởi vì những mục tiêu này không dễ dàng định lượng được.

Vì thế, hãy thiết lập những mục tiêu cụ thể mà cho phép bạn tạo ra những KPI cần thiết để cải thiện toàn diện kết quả kinh doanh của bạn.

Nguồn: Le & Associates

Đánh giá hiệu quả công việc là hoạt động đã và đang được triển khai trong doanh nghiệp. Nhưng thực tế không phải hoạt động đánh giá hiệu quả công việc nào cũng đang mang lại năng suất và có tính xây dựng. Thực tế, không ít trường hợp khiến nhân viên sợ hãi, cảm thấy bất an và cảnh giác.

Có lẽ gốc rễ sâu thẳm nhất trong quản lý hiệu quả công việc là cảm giác khó chịu và xu hướng phản kháng tự tại khi người quản lý phải truyền đạt những “tin xấu”. Đặc biệt là vào những thời điểm nhạy cảm như kết thúc quý, kết thúc giai đoạn nửa năm và tổng kết KPI năm.
Để tránh đi vào ngõ cụt và gia tăng tinh thần đoàn kết trong tập thể, trong những buổi họp đánh giá cuối kỳ, bạn có thể tham khảo một số cách sau:

1. Hạn chế suy nghĩ tiêu cực. Thay đổi cách nghĩ sẽ khiến người quản lý tạo ra một đánh giá tích cực hơn dù thông điệp thực tế là gì đi chăng nữa.

2. Đừng bao giờ chia sẻ phản hồi hiệu quả công việc với ai đó khác trong công ty trừ khi chia sẻ đó tạo ra hiệu ứng tích cực. Người nhận đánh giá nên cảm thấy được đối xử trân trọng và cảm xúc cá nhân được giữ ở mức riêng tư.

3. Đừng phí thời gian đào sâu thứ gì đó nếu đã đến lúc chuyển sang một chủ đề khác. Tốc độ và nhịp điệu là yếu tố quan trọng trong một buổi đánh giá hiệu quả.

4. Đừng xoáy sâu vào những sai lầm của người nhân viên trong buổi đánh giá. Bạn nên súc tích, tinh tế và gãy gọn trong trường hợp này.

5. Đừng cố gắng né tránh những thông điệp khó nhằn bằng cách nhảy múa lòng vòng, sử dụng những thuật ngữ hay từ ngữ cao siêu. Nếu bạn không chịu trách nhiệm cho những gì bạn cần chuyển giao, và thẳng thắn với mọi người, phản hồi của bạn sẽ bị hiểu sai và mất đi tác động cần thiết.

6. Tránh độc thoại. Trao đổi hai chiều với hội thoại tương tác cao sẽ cho ra năng suất cao nhất. Nếu bạn là người duy nhất nói, hãy ngừng lại và đánh giá lại bản thân.

7. Tránh tranh luận bằng mọi giá. Thường các quản lý sẽ tranh luận với phản hồi của nhân viên nếu không đồng tình, từ đó làm lạc hướng toàn bộ câu chuyện và mục tiêu của trao đổi. Điều quan trọng cần làm ở đây là thảo luận về các góc nhìn khác nhau và nỗ lực bình tĩnh kéo gần khoảng cách.

8. Đừng bao giờ mất bình tĩnh. Điều này có thể khó khăn nếu bên còn lại phản ứng, nhưng nếu người quản lý phản ứng theo cảm xúc của người nhân viên, cơ hội nhận được những đánh giá mang tính xây dựng từ nhân viên ấy sẽ biến mất.

9. Đừng quên những chi tiết trao đổi trong buổi đánh giá. Phản hồi phải được theo dõi để đảm bảo tính liêm chính của quá trình đánh giá. Buổi đánh giá không nên là lần trao đổi duy nhất về hiệu suất công việc giữa bạn với người nhân viên. Hãy tiếp tục thảo luận về tiến trình liên quan đến phản hồi trước đó để người nhân viên biết những gì cần làm để thành công.

Nếu chúng ta có thể thay đổi cách suy nghĩ về phản hồi và đánh giá hiệu quả công việc, các quản lý sẽ trở thành giáo viên, nhân viên thành sinh viên và doanh nghiệp sẽ ngày càng gắn kết, đồng lòng hơn.

Nguồn: Le & Associates

Chào các anh chị, thực sự ra tôi muốn chia sẻ 1 số điều trong nghề nhân sự này trong gần 10 năm qua tôi gặp phải. Và hầu như, tất cả các anh chị cũng đều gặp phải khi làm việc tại một môi trường làm việc dù chuyên nghiệp đến đâu cũng không bằng sự quyết định của ông “Chủ Doanh nghiệp” hoặc của Ban điều hành Công ty dù cũng chỉ làm thuê với nhau.
Thực sự, trong gần suốt 10 năm làm việc ròng rã không ngừng nghỉ của tôi về cái nghề nhân sự này, tôi luôn theo đuổi cái nghề mình đã bỏ hết toàn bộ công sức ra để thực hiện, đi theo cái nghề nhân sự. Tôi tốt nghiệp cử nhân kinh tế nhưng chuyên ngành lại không liên quan gì đến một tí tẹo về nhân sự cả, đó là “hệ thống thông tin quản lý” của một trường khá có tiếng tại đất Sài Thành – Đại học Kinh tế – Luật thuộc Đại học Quốc Gia Tp Hồ Chí Minh. Năm 4 Đại học, học kỳ 2 tôi đi thực tập là một công ty về kiều hối, nhưng tôi may mắn thay được nhận vào làm việc tại một đơn vị vận tải khá nổi tại đất Sài Thành khi tôi chưa tốt nghiệp ra trường. Lúc đó, tôi rất bở ngỡ về công việc mà Tổng Giám đốc Công ty giao đó là vị trí khá nặng trong một môi trường có gần 300 đầu xe container, xe tải, gần 400 nhân viên về văn phòng, lái xe, phụ xe, điều hành hoạt động xe…. Và cuộc chạy đưa kiến thức trong nghề tôi cần phải trau dồi, học hỏi liên tục trong khi phòng Hành chính Nhân sự không có thêm một ai khác ngoài tôi, và rồi thách thức dẫn đến thách thức, khó khăn lại chồng đến khó khăn, tất cả đã tạo động lực cho tôi yêu thêm cái nghề này hơn.

Và rồi tôi tốt nghiệp, 2 năm làm việc trong nghề tại một công ty, tôi thấy kiến thức tôi chưa đủ để được phục vụ sâu và mạnh hơn, tôi tiếp tục vừa làm vừa học lên Thạc sĩ Quản trị Nguồn nhân lực, lấy thêm chứng chỉ Giám Đốc Nhân sự để tiếp tục cái nghề mình say đắm, và cái “đạo đức” của nghề nhân sự mình đang làm.
Những thách thức vượt quá nhiều, những rào cản để tiến đến thành công quá chông gai, đôi lúc thật sự tôi cảm thấy rất mệt mỏi khi phải đi theo cái nghề này, nhưng vì yêu nghề, vì sự chia sẻ thành thật, phúc hậu của những người lao động khi các chế độ không được đáp ứng đúng như tình hình kinh tế thị trường hiện nay (tôi không nói về chế độ mà phải đáp ứng theo mong muốn của người lao động vì không có doanh nghiệp nào mà đưa ra chế độ quá thoải mái như vậy, kể cả Tập đoàn hiện nay tôi đang làm cũng như vậy).
Thách thức đầu tiên phải trải qua đó là phải theo sự quyết định của ông “Chủ doanh nghiệp” hoặc Ban điều hành (gọi tắt “Ông Chủ”) đó quyết định, tôi phải luôn luôn tư vấn, luôn tham mưu “Ông Chủ” để tránh sự kiện tụng, khiếu nại của người lao động, để tránh công ty, tập đoàn không phải bị báo chí đưa lên trang đầu.

Thách thức thứ hai đó là về hiệu quả công việc, chắc các anh chị ai cũng biết, nếu công việc mình quản trị không hiệu quả thì sự đánh giá về hiệu quả công việc bản thân, trong phòng mình quản lý đối với “Ông Chủ” sẽ nằm vào sổ đen của những nhà điều hành công ty.
Vì vậy, khi làm một công việc mình cần phải lên một kế hoạch cụ thể trong tuần, tháng, quý để thực hiện công việc đánh giá trong phòng và cảm thân, các công việc cần check list cụ thể, cần đưa lên bàn cân để đo lường, để nắm được tiến độ công việc trong phòng ban và các bộ phận, đơn vị khác. Khi việc đánh giá chưa được hoàn chỉnh thì sự quản lý công việc trong từng phòng ban sẽ bị tụt hậu, sẽ bị đổ dồn lên các người phụ trách trực tiếp của phòng ban trong tháng, quý. Do vậy, hiệu quả công việc cần phải check list, cần phải đưa ra được cụ thể mô tả công việc cho các vị trí trong phòng, cần phải luôn thúc đẩy cấp dưới mình thực hiện những công việc cần và đủ trước, những công việc cần phải sắp xếp theo thời gian, tối ưu hóa được công việc, lúc đó mình mới đạt được hiệu quả công việc.

Khi chưa đạt được hiệu quả công việc trong Quý I thì trong Quý II mình lại tiếp tục sai lầm, do vậy thách thức trước khi kết thúc trong Quý II mình cần nghiêm túc xem lại các mục đích:
– Công việc hiện tại trong phòng đang bị ùn tắc ở đâu? Tại sao lại bị như vậy?
– Cấp dưới của mình có cảm thấy thoải mái trong công việc mà đảm đương hay không?
– Chất lượng, hiệu quả công việc và chế độ có bị áp lực hay không?
– Cách hướng dẫn của người quản lý đến cấp dưới có thoải mái, hiệu quả hay không?
– Cách kiểm tra công việc đến cấp dưới có gắt gao không không?
Và những vấn đề đó dẫn đến kết thúc Quý II phòng mình đã đạt được những hiệu quả gì trong công tác quản trị công việc.
Chạy tới, chạy lui rồi cuối cùng Quý III của năm chuẩn bị sắp hết, nhưng thách thức đưa lên bảng KPI cho các phòng ban cũng chưa đâu vào đâu, các phòng ban điều chạy theo tiến độ công việc, chạy theo một quy cũ từ trước đến nay. Và mô tả công việc cho từng vị trí cũng chưa được thực hiện hoàn thiện, điều đó dẫn đến thách thức lớn cho phòng HCNS khi chưa hoàn thành và sự đánh giá của “Ông Chủ” đến phòng HCNS sẽ là con số “zero”. Vì vậy, cần phải hoàn thiện KPI trong quý III bằng cách phải ngồi làm việc cùng với các Trưởng bộ phận phòng ban, với Ban điều hành Công ty, với sự tham mưu, tư vấn cần phải phản biện chặt chẽ để bảng KPI phải hoàn thiện, phải chạy đua theo thời gian để thực hiện nhiệm vụ quản trị công việc hiệu quả nhất.

Quản lý hiệu quả công việc cần được giải quyết từ nhiều khía cạnh khác nhau, từ những cách suy nghĩ khác nhau, và cũng đừng quá suy nghĩ nhiều vào đường link công việc dẫn đến mình sẽ túng quẫn trong quá trình quản lý công việc, cần phải làm những điều:
1. Cần chút thời gian để suy nghĩ về công việc của mình đã làm;
2. Phải có sức khỏe tốt để đảm nhận công việc;
3. Lên thời gian cho những công việc của mình sắp làm;
4. Phải biết đặt gian hạn công việc cho mình bằng thời gian phải hoàn thành;
5. Cần phải sạch sẽ trong phòng làm việc vì nơi làm việc sạch sẽ mới tạo động lực cho công việc phải làm trong ngày;
6. Làm việc cần phải có thời gian nghỉ ngơi, nói chuyện, thư giãn, đặc biệt là phải cần có trái cây, bánh trái trong phòng;
7. Phải biết lúc nào làm công việc gì, và phải làm công việc khác tiếp theo không được chỉ chăm chăm vào làm 1 công việc duy nhất trong 1 buổi hoặc 1 ngày;

8. Không được ôm quá nhiều công việc khi mình không giải quyết được 1 vấn đề, 1 công việc;
9. Và đừng có quá sức để đạt được mục đích khi mình suy nghĩ chưa chín chắn và thấu đào
Làm mà chơi, chơi mà làm – công việc vẫn hiệu quả nhưng giảm tải được áp lực lên các phòng ban đó là phương châm khi tôi đảm nhận chức vụ quản lý của phòng HCNS, tôi luôn tạo môi trường gần gũi cho cấp dưới, luôn tạo động lực để cấp dưới tôi luôn luôn thể hiện bản thân, luôn có tính sáng tạo để giúp cho phòng luôn năng động, luôn hoạt động luân phiên và không có sự rối trong quá trình quản lý công việc của tôi trong phòng, điều này luôn khuyến khích sự sáng tạo của nhân viên để hoàn thành chỉ tiêu của nhiệm vụ khó được giao. Và họ luôn thoải mái tiếp nhận công việc khi tôi giao nhiệm vụ để công tác.

Nguyễn Kiều Thắng
Phó Ban HCNS Tập đoàn Đèo Cả 
Trưởng Ban HCNS Tập đoàn Hải Thạch

Ngày nay, hệ thống KPI là một công cụ hỗ trợ đánh giá và đo lường hiệu suất công việc được doanh nghiệp sử dụng phổ biến. KPI được cộng đồng doanh nghiệp Việt Nam và toàn thế giới tin cậy sử dụng.

Dù vậy, không phải doanh nghiệp nào cũng xây dựng và sử dụng hiệu quả hệ thống KPI. Theo các chuyên gia tư vấn KPI, có rất nhiều nguyên nhân dẫn đến thất bại này. Hãy tìm hiểu những mục đích, quy trình, và các ưu nhược điểm của quá trình xây dựng KPI. Đó là nền tảng giúp doanh nghiệp bạn xây dựng thành công một hệ thống KPI với mức độ tin cậy cao.

Thường có ba mục đích xây dựng KPI chính yếu:

– Đảm bảo vị trí công việc: giúp bảo đảm nhân sự làm đúng việc, chức danh và khối lượng như yêu cầu;

– Đo lường: đo lường kết quả cụ thể thông qua các chỉ số KPI định lượng để thẩm định và đánh giá hiệu suất làm việc của nhân sự;

– Minh bạch đánh giá: KPI còn được sử dụng để gia tăng tính minh bạch hóa của quá trình đánh giá, xét duyệt khen thưởng theo thành tích nhân viên, từ đó tránh những xung đột không cần thiết, vấn đề liên quan đến thiên vị hay bất công trong doanh nghiệp.

Khi tư vấn KPI, các chuyên gia thường khuyên doanh nghiệp sử dụng tiêu chí SMART để có thể xây dựng những KPI thực sự hiệu quả. SMART là viết tắt của năm tiêu chí con sử dụng trong đánh giá KPI bao gồm:

S – Specific: Cụ thể;

M – Measurable: Có thể đo lường;

A – Achievable: Có thể đạt được;

R – Realistic: Thực tế;

T – Time: Có thời hạn cụ thể.

Năm tiêu chí này chỉ mang tính tham khảo chứ không bắt buộc. Tuy nhiên, theo các chuyên gia tư vấn KPI, trong thực tế đa phần doanh nghiệp sử dụng tiêu chí SMART để có được hiệu quả cao trong xây dựng KPI.

Nguồn: Le & Associates