Chào các anh chị, thực sự ra tôi muốn chia sẻ 1 số điều trong nghề nhân sự này trong gần 10 năm qua tôi gặp phải. Và hầu như, tất cả các anh chị cũng đều gặp phải khi làm việc tại một môi trường làm việc dù chuyên nghiệp đến đâu cũng không bằng sự quyết định của ông “Chủ Doanh nghiệp” hoặc của Ban điều hành Công ty dù cũng chỉ làm thuê với nhau.
Thực sự, trong gần suốt 10 năm làm việc ròng rã không ngừng nghỉ của tôi về cái nghề nhân sự này, tôi luôn theo đuổi cái nghề mình đã bỏ hết toàn bộ công sức ra để thực hiện, đi theo cái nghề nhân sự. Tôi tốt nghiệp cử nhân kinh tế nhưng chuyên ngành lại không liên quan gì đến một tí tẹo về nhân sự cả, đó là “hệ thống thông tin quản lý” của một trường khá có tiếng tại đất Sài Thành – Đại học Kinh tế – Luật thuộc Đại học Quốc Gia Tp Hồ Chí Minh. Năm 4 Đại học, học kỳ 2 tôi đi thực tập là một công ty về kiều hối, nhưng tôi may mắn thay được nhận vào làm việc tại một đơn vị vận tải khá nổi tại đất Sài Thành khi tôi chưa tốt nghiệp ra trường. Lúc đó, tôi rất bở ngỡ về công việc mà Tổng Giám đốc Công ty giao đó là vị trí khá nặng trong một môi trường có gần 300 đầu xe container, xe tải, gần 400 nhân viên về văn phòng, lái xe, phụ xe, điều hành hoạt động xe…. Và cuộc chạy đưa kiến thức trong nghề tôi cần phải trau dồi, học hỏi liên tục trong khi phòng Hành chính Nhân sự không có thêm một ai khác ngoài tôi, và rồi thách thức dẫn đến thách thức, khó khăn lại chồng đến khó khăn, tất cả đã tạo động lực cho tôi yêu thêm cái nghề này hơn.

Và rồi tôi tốt nghiệp, 2 năm làm việc trong nghề tại một công ty, tôi thấy kiến thức tôi chưa đủ để được phục vụ sâu và mạnh hơn, tôi tiếp tục vừa làm vừa học lên Thạc sĩ Quản trị Nguồn nhân lực, lấy thêm chứng chỉ Giám Đốc Nhân sự để tiếp tục cái nghề mình say đắm, và cái “đạo đức” của nghề nhân sự mình đang làm.
Những thách thức vượt quá nhiều, những rào cản để tiến đến thành công quá chông gai, đôi lúc thật sự tôi cảm thấy rất mệt mỏi khi phải đi theo cái nghề này, nhưng vì yêu nghề, vì sự chia sẻ thành thật, phúc hậu của những người lao động khi các chế độ không được đáp ứng đúng như tình hình kinh tế thị trường hiện nay (tôi không nói về chế độ mà phải đáp ứng theo mong muốn của người lao động vì không có doanh nghiệp nào mà đưa ra chế độ quá thoải mái như vậy, kể cả Tập đoàn hiện nay tôi đang làm cũng như vậy).
Thách thức đầu tiên phải trải qua đó là phải theo sự quyết định của ông “Chủ doanh nghiệp” hoặc Ban điều hành (gọi tắt “Ông Chủ”) đó quyết định, tôi phải luôn luôn tư vấn, luôn tham mưu “Ông Chủ” để tránh sự kiện tụng, khiếu nại của người lao động, để tránh công ty, tập đoàn không phải bị báo chí đưa lên trang đầu.

Thách thức thứ hai đó là về hiệu quả công việc, chắc các anh chị ai cũng biết, nếu công việc mình quản trị không hiệu quả thì sự đánh giá về hiệu quả công việc bản thân, trong phòng mình quản lý đối với “Ông Chủ” sẽ nằm vào sổ đen của những nhà điều hành công ty.
Vì vậy, khi làm một công việc mình cần phải lên một kế hoạch cụ thể trong tuần, tháng, quý để thực hiện công việc đánh giá trong phòng và cảm thân, các công việc cần check list cụ thể, cần đưa lên bàn cân để đo lường, để nắm được tiến độ công việc trong phòng ban và các bộ phận, đơn vị khác. Khi việc đánh giá chưa được hoàn chỉnh thì sự quản lý công việc trong từng phòng ban sẽ bị tụt hậu, sẽ bị đổ dồn lên các người phụ trách trực tiếp của phòng ban trong tháng, quý. Do vậy, hiệu quả công việc cần phải check list, cần phải đưa ra được cụ thể mô tả công việc cho các vị trí trong phòng, cần phải luôn thúc đẩy cấp dưới mình thực hiện những công việc cần và đủ trước, những công việc cần phải sắp xếp theo thời gian, tối ưu hóa được công việc, lúc đó mình mới đạt được hiệu quả công việc.

Khi chưa đạt được hiệu quả công việc trong Quý I thì trong Quý II mình lại tiếp tục sai lầm, do vậy thách thức trước khi kết thúc trong Quý II mình cần nghiêm túc xem lại các mục đích:
– Công việc hiện tại trong phòng đang bị ùn tắc ở đâu? Tại sao lại bị như vậy?
– Cấp dưới của mình có cảm thấy thoải mái trong công việc mà đảm đương hay không?
– Chất lượng, hiệu quả công việc và chế độ có bị áp lực hay không?
– Cách hướng dẫn của người quản lý đến cấp dưới có thoải mái, hiệu quả hay không?
– Cách kiểm tra công việc đến cấp dưới có gắt gao không không?
Và những vấn đề đó dẫn đến kết thúc Quý II phòng mình đã đạt được những hiệu quả gì trong công tác quản trị công việc.
Chạy tới, chạy lui rồi cuối cùng Quý III của năm chuẩn bị sắp hết, nhưng thách thức đưa lên bảng KPI cho các phòng ban cũng chưa đâu vào đâu, các phòng ban điều chạy theo tiến độ công việc, chạy theo một quy cũ từ trước đến nay. Và mô tả công việc cho từng vị trí cũng chưa được thực hiện hoàn thiện, điều đó dẫn đến thách thức lớn cho phòng HCNS khi chưa hoàn thành và sự đánh giá của “Ông Chủ” đến phòng HCNS sẽ là con số “zero”. Vì vậy, cần phải hoàn thiện KPI trong quý III bằng cách phải ngồi làm việc cùng với các Trưởng bộ phận phòng ban, với Ban điều hành Công ty, với sự tham mưu, tư vấn cần phải phản biện chặt chẽ để bảng KPI phải hoàn thiện, phải chạy đua theo thời gian để thực hiện nhiệm vụ quản trị công việc hiệu quả nhất.

Quản lý hiệu quả công việc cần được giải quyết từ nhiều khía cạnh khác nhau, từ những cách suy nghĩ khác nhau, và cũng đừng quá suy nghĩ nhiều vào đường link công việc dẫn đến mình sẽ túng quẫn trong quá trình quản lý công việc, cần phải làm những điều:
1. Cần chút thời gian để suy nghĩ về công việc của mình đã làm;
2. Phải có sức khỏe tốt để đảm nhận công việc;
3. Lên thời gian cho những công việc của mình sắp làm;
4. Phải biết đặt gian hạn công việc cho mình bằng thời gian phải hoàn thành;
5. Cần phải sạch sẽ trong phòng làm việc vì nơi làm việc sạch sẽ mới tạo động lực cho công việc phải làm trong ngày;
6. Làm việc cần phải có thời gian nghỉ ngơi, nói chuyện, thư giãn, đặc biệt là phải cần có trái cây, bánh trái trong phòng;
7. Phải biết lúc nào làm công việc gì, và phải làm công việc khác tiếp theo không được chỉ chăm chăm vào làm 1 công việc duy nhất trong 1 buổi hoặc 1 ngày;

8. Không được ôm quá nhiều công việc khi mình không giải quyết được 1 vấn đề, 1 công việc;
9. Và đừng có quá sức để đạt được mục đích khi mình suy nghĩ chưa chín chắn và thấu đào
Làm mà chơi, chơi mà làm – công việc vẫn hiệu quả nhưng giảm tải được áp lực lên các phòng ban đó là phương châm khi tôi đảm nhận chức vụ quản lý của phòng HCNS, tôi luôn tạo môi trường gần gũi cho cấp dưới, luôn tạo động lực để cấp dưới tôi luôn luôn thể hiện bản thân, luôn có tính sáng tạo để giúp cho phòng luôn năng động, luôn hoạt động luân phiên và không có sự rối trong quá trình quản lý công việc của tôi trong phòng, điều này luôn khuyến khích sự sáng tạo của nhân viên để hoàn thành chỉ tiêu của nhiệm vụ khó được giao. Và họ luôn thoải mái tiếp nhận công việc khi tôi giao nhiệm vụ để công tác.

Nguyễn Kiều Thắng
Phó Ban HCNS Tập đoàn Đèo Cả 
Trưởng Ban HCNS Tập đoàn Hải Thạch