TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ NĂNG LỰC NHÂN VIÊN VÀ NHỮNG ĐIỀU CẦN LƯU Ý

by admin | Apr 15, 2022 | Uncategorized

Đánh giá năng lực nhân viên luôn là điều cần thiết đối với người lao động và nhà tuyển dụng. Nó đảm bảo sự công bằng trong việc cống hiến của người lao động cho quá trình phát triển của doanh nghiệp. Từ đó doanh nghiệp sẽ có những chính sách và đãi ngộ phù hợp đối với những đóng góp của nhân viên. Cùng PeopleTrek tham khảo những phương pháp, tiêu chí đánh giá năng lực nhân viên hiệu quả hơn trong bài viết dưới đây.

Năng lực là gì?

“Năng lực là đặc tính có thể đo lường được của kiến thức, kỹ năng, thái độ, các phẩm chất cần thiết để hoàn thành được nhiệm vụ. Năng lực là yếu tố giúp một cá nhân làm việc hiệu quả hơn so với những người khác.”, theo Cục quản lý nhân sự (Office of Personnel Management).

Theo khái niệm trên năng lực gồm 3 nhóm yếu tố A S K tương ứng với thái độ, kỹ năng và kiến thức

• Thái độ (Attitude): cách nhìn nhận công việc, nhiệm vụ, đồng nghiệp và cộng đồng. Thái độ chi phối hành vi, phong thái và tinh thần trách nhiệm của đội ngũ nhân sự.
• Khả năng (Skill): Mô tả khả năng đặc biệt của một người trong một hoặc nhiều khía cạnh được sử dụng để giải quyết một tình huống hoặc nhiệm vụ trong thế giới thực.
• Kiến thức (Knowledge): thông tin, sự kiện và quy luật trong lĩnh vực được học và nghiên cứu ở trường lớp hoặc tích lũy trong thực tế, có được từ các nguồn tài liệu hoặc từ các chuyên gia có kinh nghiệm.

Năng lực có thể được hình thành bởi tố chất tự nhiên của mỗi cá nhân. Bên cạnh đó, năng lực cũng được bồi dưỡng và nâng cao rất nhiều thông qua quá trình phấn đấu học tập, rèn luyện và trau dồi kiến ​​thức, kỹ năng.

Đánh giá năng lực nhân viên là gì?

Đánh giá năng lực nhân viên là một phần quan trọng của quản lý nhân sự, bên cạnh việc thiết lập mục tiêu, hướng dẫn và phản hồi trong quá trình làm việc. Quá trình này giúp nhân viên đạt được kết quả tốt trong công việc và đặt mục tiêu phát triển bản thân trong tương lai. mục tiêu phát triển trong tương lai. Tuy nhiên, đây không phải là việc dễ dàng và vẫn khiến các nhà quản lý đau đầu tìm ra giải pháp tốt nhất.

Đánh giá năng lực bao gồm việc đánh giá kiến ​​thức, kỹ năng, thái độ làm việc và các giá trị tiềm ẩn trong nhân viên. Nếu một nhân viên có kỹ năng tốt, được bố trí vào đúng vị trí, đúng điều kiện làm việc thì sẽ đạt hiệu quả công việc cao và gia tăng giá trị cho công ty.

Đánh giá năng lực là cơ sở cho việc hoạch định nhân sự như  lập kế hoạch đào tạo và nâng cao trình độ, điều động, bổ nhiệm,… Đồng thời, đó còn là thước đo để công ty dự báo khả năng hoàn thành công việc của nhân viên, mục tiêu của doanh nghiệp và là cơ sở để trả lương theo năng lực từng cá nhân.

Tại sao phải đánh giá nhân viên?

Việc đánh giá năng lực có vai trò và tầm quan trọng trong công tác quản trị nguồn nhân lực của công ty. Ngay từ những ngày đầu thành lập công ty, việc tuyển dụng và sắp xếp nhân viên được thực hiện trên quan điểm: có năng lực và phù hợp với vị trí công việc không? Hay cụ thể hơn là nhân viên có kiến thức để hoàn thành công việc không? Kỹ năng đó có đủ tốt để làm việc hiệu quả hay không? Thái độ có tốt không?… Cho dù việc đánh giá này có hoặc không bài bản.

Có rất nhiều lý do bắt buộc nhà quản lý phải thực hiện đánh giá đối với đội ngũ nhân viên của mình, chẳng hạn như:

• Dựa trên đánh giá năng lực, người quản lý có thể đề xuất phương án thưởng phạt  công bằng và phù hợp.
• Nâng cao hiệu suất công việc thông qua việc phát triển những nhân viên có kỹ năng cao và điều chỉnh kịp thời những nhân viên yếu kém.
• Khuyến khích sự phát triển của tất cả nhân viên bằng cách khắc phục những khiếm khuyết và thiếu sót mà nhân viên đã gặp phải.

Những lưu ý khi đánh giá năng lực nhân viên

Cách thức đánh giá

• Tiêu chí đánh giá cần phải rõ ràng

Dù sử dụng phương pháp đánh giá nào thì người quản lý cũng phải có những tiêu chí đánh giá nhân viên. Các tiêu chí này phải rõ ràng và hơn hết là có thể đo lường được để việc quy định các tiêu chí “chung chung” không dẫn đến sự hiểu nhầm giữa các nhân viên.

Các tiêu chí đánh giá phải gắn với nhiệm vụ được giao và mục tiêu mà tổ chức mong muốn đạt được đối với từng vị trí của mỗi nhân viên. Các tiêu chí phải được thiết lập ngay từ đầu giai đoạn đánh giá để nhân viên hiểu được các yêu cầu và kỳ vọng của người quản lý đối với mình.

Các nhà quản lý không nên thay đổi yêu cầu của mình đối với nhân viên khi bắt đầu đánh giá, vì khi đó nhân viên không có cơ hội thích ứng, điều chỉnh bản thân. Tuy nhiên, để tạo sự “mới lạ” và “thách thức” cho nhân viên, đôi khi nhà quản lý cũng cần điều chỉnh các tiêu chí đánh giá và thông báo trước cho nhân viên.

Nội dung của những thay đổi này có thể nhằm khắc phục những điểm yếu của tổ chức. Ví dụ như: doanh số bán hàng, quy mô thị trường đối với nhân viên tiếp thị và bán hàng; hoặc số lượng thư khen ngợi, phàn nàn của khách hàng để đánh giá về nhân viên phục vụ,…

• Đánh giá công bằng và khách quan

Hầu hết các tổ chức đang trong tình trạng đánh giá máy móc và cảm tính đối với năng lực của nhân viên. Họ thiếu các phép đo chính xác cho từng vị trí nhân viên. Do đó việc thiết lập một từ điển năng lực cho nhân viên và chỉ số KPI đánh giá công việc là hai yếu tố cần thiết để thực hiện quy trình đánh giá nhân viên thành công.

Để tối đa hóa sự công bằng, việc đánh giá năng lực cần được tiến hành theo nhiều cách khác nhau: tự đánh giá, quản lý hoặc đồng nghiệp đánh giá.

Tất cả nhân viên đều muốn biết người quản lý của họ đánh giá hiệu quả công việc của mình như thế nào. Do đó, việc trao đổi kịp thời với nhân viên về hiệu quả và năng lực là một bước cần thiết trong quá trình thực hiện đánh giá.

• Đánh giá để phát triển

Khi tiến hành đánh giá, ban lãnh đạo cũng cần chỉ ra những điểm yếu cần khắc phục để nâng cao năng lực và hiệu quả công việc của nhân viên, giúp họ đạt được những mục tiêu cao hơn.

Tuy nhiên, các nhà quản lý không nên có cái nhìn quá tiêu cực về những sai lầm của nhân viên và không động viên họ. Vì điều này vô tình dẫn đến tâm lý căng thẳng làm cản trở quá trình làm việc và sự phát triển của bản thân nhân viên.

Các nhà quản lý cần nhận ra rằng đánh giá năng lực nhân viên sẽ là động lực giúp họ nỗ lực hơn nữa trong việc nâng cao kỹ năng và kiến ​​thức để nâng cao năng xuất, hiệu quả làm việc, chứ không phải là gây áp lực lên họ. Từ kết quả đánh giá năng lực và nguyện vọng của nhân viên, doanh nghiệp sẽ có kế hoạch phát triển nguồn nhân lực dài hạn và bền vững.

Thời gian đánh giá

Hiện nay, đa số các doanh nghiệp chỉ đánh giá năng lực nhân viên vào cuối năm để làm cơ sở xét thưởng, tăng lương. Tuy nhiên, tốt hơn hết là doanh nghiệp nên đánh giá định kỳ, hàng tháng hoặc ít nhất 3 tháng một lần đảm bảo đạt được các mục tiêu kinh doanh và bám sát các giá trị khen thưởng, đào tạo.

Nếu kỳ đánh giá quá dài thì sẽ khó có cơ hội để điều chỉnh và ý nghĩa động viên của khen thưởng cũng không còn đủ giá trị. Ngoài ra, thời gian lâu nhân viên sẽ sẽ quên đi những thành tích của mình nhưng lại nhớ rất rõ những sai sót làm ảnh hưởng đến kết quả đánh giá

Thường xuyên chia sẻ mục tiêu và phương pháp làm việc cũng là cách hiệu quả giúp nhân viên giải quyết vấn đề phát sinh một cách nhanh chóng, tránh tình trạng chậm trễ kéo dài.

Tiêu chí để đánh giá năng lực nhân viên hiệu quả

Việc đánh giá nhân viên là vô cùng quan trọng, để việc đánh giá chính xác và công bằng là điều không hề dễ dàng vì việc đánh giá phụ thuộc vào từng vị trí và loại hình công việc. Vì vậy, khi đánh giá nhà quản lý cần nắm được một số tiêu chí cơ bản để việc đánh giá được chính xác hơn:

Đánh giá theo mục tiêu

Trong quá trình làm việc, mỗi nhân viên nhận nhiệm vụ, KPI riêng và hướng tới mục tiêu chung là đạt được mục tiêu. Nhà quản lý có thể tận dụng khả năng hoàn thành mục tiêu đó như một tiêu chí cơ bản để đánh giá năng lực của nhân viên. Đánh giá năng lực nhân viên dựa trên mục tiêu được chia thành các nhóm nhỏ như sau:

• Đánh giá theo mục tiêu phát triển: với hình thức đánh giá này, người quản lý  dựa vào hệ thống KPI để nắm bắt mục tiêu phát triển của nhân viên. Từ đó, nhà quản lý sẽ biết được những nguyện vọng của nhân viên, họ có mong muốn gắn bó lâu dài với công việc hay không. Qua đó, nhà quản lý sẽ biết cách đưa ra các chiến lược phát triển năng lực của nhân viên.
• Đánh giá theo mục tiêu hành chính: hình thức đánh giá này dựa trên mức độ hoàn thành công việc của nhân viên: xuất sắc, tốt, khá hay kém. Đồng thời cũng là cơ sở để đề xuất tăng lương thưởng hoặc phạt tiền, sa thải.
• Đánh giá theo mục tiêu hoàn thành công việc: Người quản lý cũng có thể đánh giá chính xác kỹ năng của nhân viên dựa trên các tiêu chí hoàn thành tốt công việc theo tuần, quý, tháng, năm. Và để làm được điều đó, người quản lý cần yêu cầu nhân viên của mình gửi báo cáo công việc hàng tuần, hàng tháng, hàng năm. Dựa trên các báo cáo này, các nhà quản lý sẽ biết được nhân viên của mình có đang làm tốt công việc hay không.

Khi đánh giá năng lực nhân viên, nhà quản lý có thể kết hợp ba hình thức đánh giá trên để đạt được kết quả chính xác và minh bạch nhất. Việc bỏ sót hoặc tiến hành đánh giá một cách qua loa sẽ làm cho năng lực của nhân viên không được đảm bảo chính xác.

Đánh giá theo hình thức

Ngoài các tiêu chí đánh giá dựa trên mục tiêu, người quản lý còn phải nắm vững các tiêu chí đánh giá dựa trên hình thức. Đây được coi là một phương pháp đánh giá đầy đủ và chính xác. Với tiêu chí đánh giá này, có 3 hình thức mà người quản lý cần áp dụng:

• Đánh giá nhân viên toàn diện: trong phương pháp đánh giá nhân viên này, nhà quản lý đánh giá nhân viên của mình dựa trên những phản hồi khách quan từ đồng nghiệp và khách hàng về bản thân nhân viên đó. Từ đó, đưa ra đánh giá mang tính toàn diện và tổng quát nhất. Đây cũng được coi là phương pháp đánh giá toàn diện và hiệu quả cao, đồng thời giúp người quản lý hiểu rõ hơn nhân viên của mình.
• Đánh giá nhân viên ngang cấp: đánh giá năng lực nhân viên theo cách này thường dành cho những nhân viên cùng cấp bậc. Thay vì các nhà quản lý đánh giá, các nhân viên sẽ đánh giá lẫn nhau. Về năng lực, kinh nghiệm, chuyên môn và kỹ năng, mỗi nhân viên có cách đánh giá đồng nghiệp riêng. Tính khách quan ngày càng được coi trọng trong kiểu đánh giá này.
• Đánh giá nhân viên từ cấp cao xuống cấp thấp: theo cách này, nhà quản lý trực tiếp đánh giá nhân viên của mình. Dựa trên kết quả của bảng đánh giá, nhà quản lý có kế hoạch phát triển nhân viên cho từng bộ phận cụ thể.

Việc đánh giá năng lực nhân viên có hiệu quả hay không phụ thuộc rất lớn vào cách thực hiện và nắm vững các tiêu chí nêu trên.

Một số phương pháp đánh giá năng lực nhân viên trong doanh nghiệp

Đánh giá thông qua kiểm tra (Test)

Phương pháp đánh giá năng lực thông qua kiểm tra được thực hiện dưới hình thức kiểm tra trên giấy, kiểm tra thực tế dựa trên tình huống và phỏng vấn trực tiếp người được đánh giá. Phương pháp này đang được nhiều doanh nghiệp áp dụng.

Ưu điểm

• Đánh giá được năng lực thực sự của đội ngũ nhân viên về kiến ​​thức, kỹ năng và thái độ tương đối đầy đủ và chi tiết.

Nhược điểm

• Tốn thời gian: Bởi vì các công ty phải thiết kế bài kiểm tra chi tiết cho tất cả vị trí, cá nhân và cũng mất nhiều thời gian để tổ chức kiểm tra, đánh giá và phỏng vấn.
• Tốn nhiều chi phí trong việc thiết kế, triển khai và thực hiện đánh giá cho toàn bộ doanh nghiệp.

Đánh giá theo Checklist

Checklist bao gồm một loạt các câu hỏi để đánh giá khả năng của nhân viên trong việc thực hiện nhiệm vụ do phòng nhân sự đặt ra. Những câu hỏi này được đưa vào dạng “có / không” để thu thập phản hồi về năng lực của một nhân viên cụ thể.

Ưu điểm của phương pháp này là đơn giản, ngắn gọn. Tuy nhiên, nó cũng tiềm ẩn nguy cơ thông tin không chính xác và thiếu khách quan.

Phương pháp khung năng lực

Phương pháp này được thực hiện dựa trên cơ sở quan sát hành vi thực hiện công việc của nhân viên, dựa trên từ điển năng lực hành vi và đánh giá dựa trên khung năng lực. Từ điển là tập hợp các mô tả về năng lực của các ngành nghề trong doanh nghiệp.

Người đánh giá sử dụng một bảng kiểm tra hành vi và cho điểm đánh giá các hành động của từng nhân viên được quan sát. Để đảm bảo tính chính xác, các hành vi được liệt kê trong từ điển năng lực phải đảm bảo có thể quan sát, theo dõi, kiểm tra và ghi lại. Người đánh giá cần có thời gian quan sát đủ dài để có thể đánh giá chính xác hành vi của người được đánh giá. Vì thế, phương pháp này được xem như phương pháp đánh giá quá trình.

Ưu điểm

• Quan sát rõ được từng hành vi của nhân viên
• Giảm được sự cảm tính của người đánh giá vì đánh giá theo hành vi có thể quan sát được

Nhược điểm

• Việc xây dựng những thang điểm này thường tốn kém thời gian và tiền bạc
• Công việc ghi chép các hàng vi đôi khi bị bỏ qua
• Nhân viên sẽ cảm thấy không thoải mái khi biết người quản lý ghi chép lại những hành vi sai sót hoặc yếu kém của mình

Hy vọng rằng với những chia sẻ trên của PeopleTrek sẽ giúp bạn hiểu thêm về đánh giá năng lực nhân viên. Đồng thời, tìm được phương pháp đánh giá nhân viên sao cho chính xác, hiệu quả và mang lại trọn vẹn giá trị cho doanh nghiệp của mình. Hãy cùng theo dõi PeopleTrek để cập nhật thêm nhiều chủ đề và kiến ​​thức bổ ích nhé!

BÍ QUYẾT ĐỂ QUẢN TRỊ NHÂN SỰ TRONG DOANH NGHIỆP HIỆU QUẢ

by admin | Apr 15, 2022 | Uncategorized

Quản trị nhân sự luôn vấn đề được rất nhiều người quan tâm, bởi đây là quy trình không thể thiếu trong bất kỳ công ty, doanh nghiệp nào. Nếu một nhà lãnh đạo muốn điều hành công ty một cách hiệu quả, thì cần phải nghiên cứu về quản lý con người, thiết lập hệ thống quản lý nguồn nhân lực tối ưu. Quản lý nguồn nhân lực hiệu quả sẽ nâng cao năng suất, chất lượng của người lao động đồng thời khẳng định và phát huy vai trò của người quản lý. Trong bài viết hôm nay của PeopleTrek, bạn sẽ hiểu thêm về quản trị nhân sự và những bí quyết để quản trị nguồn nhân sự hiệu quả cho doanh nghiệp.

Khái niệm quản trị nhân sự

Quản trị nhân sự hay quản lý nguồn nhân lực (Human Resource Management) là việc quản lý lực lượng lao động của tổ chức, có nhiệm vụ tìm kiếm, tuyển dụng, đào tạo, quản lý và đánh giá nhân sự; sử dụng nguồn nhân lực trong doanh nghiệp một cách có ý nghĩa và hiệu quả. Đồng thời, còn phát triển văn hóa doanh nghiệp, nhằm hỗ trợ việc vận hành các hoạt động trong tổ chức diễn ra suôn sẻ và đảm bảo hiệu quả cao. Đây là một nhiệm vụ rất quan trọng, ảnh hưởng đến kết quả hoạt động của tất cả các công ty trên mọi lĩnh vực.

Nguồn lực con người đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh và là yếu tố mang lại giá trị thật sự của các doanh nghiệp hay tổ chức. Do đó việc khai thác tốt nguồn nhân lực để phục vụ phát triển doanh nghiệp là một vấn đề quan trọng mà các doanh nghiệp cần đặc biệt quan tâm.

Quản trị nhân sự đóng vai trò quyết định nhân lực của một doanh nghiệp sẽ phát triển bền vững hay bị tụt hậu. Các doanh nghiệp hiện nay luôn tìm cách để tối ưu hóa quá trình quản trị nhân sự sao cho đạt hiệu quả cao nhất nhưng ít tốn kém chi phí.

Quản trị nhân sự có vai trò gì đối với doanh nghiệp?

Việc thực hiện quản trị nhân sự ở mỗi công ty đều có những giá trị và vai trò riêng. Việc xác định vai trò của quản trị nguồn nhân lực giúp các tổ chức quan tâm hơn đến vấn đề cơ bản nhưng quan trọng này. Các vai trò phải kể đến như:

• Quản trị để duy trì, bồi dưỡng nguồn nhân lực

Thông qua công tác quản trị nhân sự, giúp hiểu được những vấn đề đang tồn tại cần khắc phục hoặc những điểm mạnh cần giữ gìn và phát triển, lúc này việc xây dựng chính sách nhân sự của công ty được thực hiện đúng như yêu cầu. Thông qua các chính sách phù hợp, chất lượng nguồn nhân lực được nâng cao và phát triển nhằm đáp ứng đầy đủ yêu cầu cầu công việc, đồng thời đảm bảo tuân thủ các quy định và chính sách hiện hành của chính phủ.

• Cung cấp các tư vấn cần thiết cho bộ phận nhân sự

Quản trị nhân sự cũng là một công cụ hữu ích trong việc tư vấn, đưa ra các phương án, giải pháp phù hợp cho công ty để giải quyết các vấn đề tồn tại. Khó khăn liên quan đến nhân sự tại thời điểm này được tiếp nhận và giải quyết như mong muốn. Từ đó, việc thiếu nhân sự và không đạt được mục tiêu đề ra đều được giải quyết ổn thỏa, không gây phiền phức gì.

• Là cầu nối giữa cấp lãnh đạo và nhân viên

Quản trị nhân sự giúp các nhà lãnh đạo doanh nghiệp tiếp cận và hiểu thêm về một nhân viên hoặc bộ phận hoạt động tốt khi có nhu cầu. Điều này cho phép các nhà lãnh đạo doanh nghiệp dễ dàng đưa ra những quyết định và điều chỉnh hợp lý để phát huy tối đa hiệu quả trong hoàn cảnh hiện tại. Có được thông tin nhân viên về lý lịch, trình độ chuyên môn, năng lực thực sự,… thì việc điều động và phân công công việc được thuận lợi, dễ dàng hơn.

• Hỗ trợ kiểm tra nhân sự

Bộ phận nhân sự có trách nhiệm xem xét nguồn nhân lực của công ty thông qua quản lý hồ sơ, tuyển dụng hoặc khen thưởng, đánh giá thực hiện công việc,… Việc xem xét và đánh giá đó sẽ đưa ra các giải pháp, hướng dẫn và quyết định phù hợp trong từng tình huống cụ thể.

Đảm bảo đưa ra mức lương và thưởng hợp lý để gắn kết, động viên nhân viên một cách kịp thời. Vai trò của quản trị nhân sự là vô cùng quan trọng để giữ cho hoạt động của doanh nghiệp được ổn định theo mục tiêu đề ra, đồng thời giúp ban lãnh đạo khai thác hiệu quả mọi nhân viên.

Chức năng của quản trị nhân sự

Quản trị nhân sự là một hệ thống gồm các triết lý, chính sách và các hoạt động nhằm thu hút, đào tạo, phát triển và giữ chân nhân viên trong bất kỳ tổ chức nào nhằm đạt được kết quả tốt nhất cho từng đơn vị cũng như từng nhân viên. Phương pháp quản trị nguồn nhân lực đúng đắn là yếu tố tạo điều kiện cho doanh nghiệp phát triển toàn diện và mạnh mẽ hơn.

Trong hoạt động sản xuất và thương mại ngày nay, các nhà quản trị nhân sự phải đối mặt với nhiều vấn đề cần phải tiếp nhận và giải quyết: làm thế nào để đối phó với những thay đổi của môi trường kinh doanh hoặc đối phó với những biến động của hoạt động thị trường lao động, … tùy thuộc vào đặc điểm của cơ cấu tổ chức, tài chính hoặc mức độ phát triển trong công ty,… được hoàn thiện tốt. Vì vậy, mỗi đơn vị phải hoàn thiện việc xác định nhu cầu của nhân viên hoặc lập kế hoạch tuyển dụng, tổ chức nhân viên cho từng bộ phận, đào tạo, phát triển hay trả lương,…

Hiện nay, chức năng của quản trị nhân sự được phân chia cụ thể với các nhóm cơ bản sau:

Chức năng thu hút nguồn nhân lực

Việc thu hút và tuyển dụng nhân lực hiệu quả giúp duy trì đủ số lượng nhân viên cần thiết cho sự phát triển của doanh nghiệp. Nó bao gồm các nhiệm vụ cụ thể như lập kế hoạch yêu cầu nhân sự, phân tích công việc cụ thể và tuyển dụng nhân viên cho công ty. Điều này đảm bảo có thể tuyển dụng đúng và đầy đủ lực lượng lao động cho các yêu cầu thực tế của công việc.

Một kế hoạch quản trị nhân sự chỉnh chu sẽ giúp nhà quản lý dễ dàng đưa kế hoạch tuyển dụng cụ thể. Thông thường, chức năng tuyển dụng bao gồm dự báo, hoạch định lực lượng lao động, thực hiện phân tích công việc, phỏng vấn, thu thập và lưu trữ thông tin nhân sự,… Thu hút và tuyển dụng ứng viên phù hợp là yếu tố quan trọng, thể hiện rõ nhất chức năng của bộ phận nhân sự. Nó còn là chức năng quan trọng hàng đầu đối với người quản trị nhân sự nói riêng và doanh nghiệp nói chung.

Chức năng quản lý hiệu suất công việc

Nhà quản trị nhân sự là người kiểm soát hiệu quả công việc của nhân viên trong công ty. Từ theo dõi tiến độ công việc đến theo dõi KPI của nhân viên, nhà quản trị có thể theo dõi, quản lý hiệu suất và nắm bắt quy trình làm việc giúp nhân viên hoàn thành công việc của mình tốt hơn.

Ngoài ra, quản trị nhân sự có thể đánh giá hiệu quả làm việc của từng nhân viên trong việc xếp loại nhân viên, khuyến khích và động viên những nhân viên xuất sắc, đồng thời nhắc nhở và kiểm điểm những nhân viên chưa đáp ứng được yêu cầu công việc.

Chức năng đào tạo và phát triển nhân sự

Tập trung nâng cao kỹ năng và năng lực của nhân viên để có thể hoàn thành xuất sắc mọi nhiệm vụ do doanh nghiệp đề ra. Hiện nay việc phát triển năng lực cá nhân trong một tổ chức được đảm bảo tốt cho mọi nhân viên.

Nhóm chức năng này của quản trị nhân sự bao gồm một tập hợp các hoạt động như định hướng nghề nghiệp, đào tạo, nâng cao trình độ, kỹ năng, cập nhật kiến ​​thức, phương pháp mới hoặc kỹ thuật, công nghệ mới,… Nâng cao kỹ năng nghề nghiệp của từng nhân viên giúp họ phát huy khả năng một cách tối đa, đồng thời cũng giúp doanh nghiệp sử dụng và nâng cao hiệu quả công việc.

Để làm được điều này, nhà quản trị nhân sự phải hoạch định ngân sách, thời gian, địa điểm, số lượng, cũng như đối tượng nào sẽ tham gia đào tạo và huấn luyện. Đồng thời nhà quản lý cũng có vai trò phân bổ nhiệm vụ tối ưu cho từng nhân viên trong bộ phận.

Chức năng duy trì nguồn nhân sự

Nhóm chức năng này tập trung chủ yếu vào việc duy trì và sử dụng tối ưu nguồn nhân lực của doanh nghiệp. Nhóm chức năng này có 2 chức năng chính: động viên và duy trì quan hệ lao động tốt trong doanh nghiệp. Nó giúp nhân viên luôn cố gắng nỗ lực để hoàn thành công việc của mình, xây dựng lòng trung thành, duy trì sự hài lòng của nhân viên đối với tổ chức. Một lực lượng lao động đủ mạnh và phù hợp sẽ đảm bảo cho doanh nghiệp có điều kiện phát triển mạnh mẽ trong lĩnh vực mà mình đang hoạt động.

Trong các doanh nghiệp, quản trị nhân sự còn phải đảm nhận vai trò lập kế hoạch dự phòng nhân sự trong trường hợp nhân viên nghỉ việc đột ngột, đặc biệt là ở các vị trí trưởng phòng, quản lý, ban lãnh đạo. Một kế hoạch nhân sự thay thế sẽ được đưa ra để đảm bảo rằng các hoạt động trong công ty không bị gián đoạn. Các nhà quản lý nhân sự cần dự phòng các ứng viên đủ tiêu chuẩn để lấp đầy các vị trí trống.

Chức năng phân tích, đánh giá dữ liệu nhân sự

Một vai trò quan trọng không kém là quản trị nhân sự phải phân tích và đánh giá dữ liệu nhân sự. Công nghệ số đã mang lại nhiều lợi ích trong quản lý nhân sự. Bằng cách sử dụng  phần mềm, công cụ quản lý nhân sự, người quản lý có thể phân tích thông tin và dữ liệu nhân sự chuyên dụng, giám sát và đánh giá nhân viên trong công ty. Các dữ kiện, số liệu sau khi phân tích này sẽ giúp các nhà quản lý đưa ra các chiến lược đúng đắn và hiệu quả tốt hơn.

Bí quyết để quản trị nhân sự trong doanh nghiệp hiệu quả

1. Chọn phong cách quản trị nhân sự phù hợp

Đầu tiên là cần lựa chọn phương pháp quản lý nhân sự phù hợp với bản thân. Mỗi nhà quản lý tương tác với nhân viên của họ theo những cách khác nhau. Do đó, cách mà nhà quản lý lãnh đạo nhân viên cũng có tác động lớn đến cảm nhận của nhân viên đối với công việc của họ. 

Thực tế, một nghiên cứu cho thấy gần một nửa số nhân viên nói rằng họ nghỉ việc vì một người quản lý không tốt. Nếu chú ý hơn, bạn có thể nhận thấy có mối tương quan trực tiếp giữa kỹ năng của nhà lãnh đạo với các yếu tố như sự gắn bó của nhân viên, yêu nghề và sự hài lòng trong công việc. Đó là lý do tại sao việc làm chủ phong cách lãnh đạo là một trong những điều quan trọng nhất, là chìa khóa để nuôi dưỡng và phát triển đội ngũ thành công.

2. Hoạch định và phát triển nguồn nhân lực

Lập kế hoạch phát triển nguồn nhân lực giúp tổ chức xác định rõ khoảng cách giữa nhu cầu nhân lực của tổ chức hiện tại và tương lai, chủ động lường trước những khó khăn và tìm ra giải pháp để đáp ứng những nhu cầu đó. Đồng thời hoạch định nguồn nhân lực giúp tổ chức thấy rõ hơn những hạn chế còn tồn tại và cơ hội của nguồn nhân lực trong tổ chức. Điều đó có ý nghĩa quan trọng đối với việc hoạch định chiến lược kinh doanh.

Để xác định phát triển nguồn nhân lực cho tổ chức, cần trả lời các câu hỏi sau:

• Doanh nghiệp cần bao nhiêu nhân sự với trình độ và kỹ năng chuyên môn như thế nào để đạt được mục tiêu phát triển kinh doanh?
• Doanh nghiệp có nguồn nhân lực như thế nào? Nếu doanh nghiệp cần nhân lực thì bổ sung từ nguồn nào?

3. Tuyển dụng có chọn lọc, tuyển đúng người

Chất lượng nguồn nhân lực là một trong những yếu tố then chốt để phát triển doanh nghiệp. Tuyển dụng đúng người chính là bước đầu tiên để xây dựng một đội ngũ vững mạnh. Các công ty luôn cố gắng hết sức để thuê những người đặc biệt vì họ mang lại nhiều giá trị nhất cho tổ chức. Bộ phận nhân sự nên ưu tiên tạo ra một quy trình để lựa chọn ứng viên xuất sắc phù hợp. 

Ngày nay có rất nhiều công cụ tuyển dụng khác nhau mà chúng ta có thể sử dụng để đưa ra quyết định lựa chọn đúng đắn. Ngày càng có nhiều công ty theo dõi các chỉ số tuyển dụng của họ để xem họ đang hoạt động tốt như thế nào trong vấn đề này.

4. Nắm rõ năng lực từng nhân viên

Đánh giá nhân viên có thể coi là một trong những bước quan trọng nhất trong quy trình quản lý nhân viên, nhằm xem xét mức độ hoàn thành công việc, khả năng phù hợp với công việc của một nhân viên cụ thể trong một khoảng thời gian nhất định để đưa ra hệ thống khen thưởng phù hợp. Người quản lý phải bao quát tất và nắm rõ các vấn đề. Họ phải biết khả năng thực sự của mỗi người để giao việc và có kế hoạch nâng cao năng lực phù hợp. 

Mỗi nhân viên đều có những điểm mạnh và điểm yếu khác nhau, đó là lý do tại sao nhà quản lý cần biết cách tổ chức đội ngũ nhân viên phù hợp. Hãy dành một chút thời gian để tìm hiểu những gì họ đã học được, kinh nghiệm và sở trường của họ ra sao. Đó là những gì bạn cần làm khi lãnh đạo đội ngũ nhân viên và đảm bảo hiệu quả tối đa trong công việc.

5. Đào tạo các kỹ năng cần thiết cho đội ngũ nhân viên

Sau khi tuyển dụng người tài phù hợp, bạn cần đảm bảo rằng họ luôn đi đầu trong lĩnh vực của họ. Điều này ngày càng trở nên phù hợp hơn khi tốc độ phát triển của công nghệ đang tăng trưởng như hiện nay. 

Làm thế nào để chúng ta tạo ra một tổ chức mà tốc độ học tập phù hợp với tốc độ thay đổi? Đó là thường xuyên tổ chức các buổi hướng dẫn, đào tạo, tư vấn cho nhân viên những kiến ​​thức, kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc được giao. Cụ thể nhất là việc tạo điều kiện cho nhân viên tham gia các chương trình đào tạo trong và ngoài công ty; thường xuyên xem xét, đánh giá các kỹ năng và cấp bậc của từng nhân viên để nhanh chóng xác định những thiếu sót và điều chỉnh kịp thời.

Các công ty đang ngày càng đầu tư vào các hình thức đào tạo cụ thể để nâng cao kỹ năng của nhân viên. Việc hỗ trợ về nghề nghiệp giúp bộ phận nhân sự có cái nhìn rõ hơn về đội ngũ nhân viên hiện tại và xem xét, đánh giá họ có đủ điều kiện cũng như năng lực để đảm nhận vị trí cao hơn trong tương lai.

6. Định hướng công việc và phát triển nhân viên

Một công ty phát triển bền vững trước hết phải quản lý con người đúng cách, tìm đúng người và đóng đúng vai trò để tối ưu hóa nguồn nhân lực. Định hướng và phát triển nhân viên là quan trọng vì nó là cam kết về việc tạo ra một môi trường hỗ trợ cho nhân viên. Điều này cho phép họ nhìn thấy sự tiến bộ trong sự nghiệp của mình ở mọi giai đoạn, với định hướng rõ ràng về con đường thăng tiến của họ. Định hướng phát triển nhân viên tốt làm tăng sự hài lòng của họ đối với môi trường làm việc, đồng thời tạo thái độ làm việc tích cực thông qua môi trường học hỏi và trao đổi.

7. Đặt mục tiêu thực hiện và đánh giá công việc

Đánh giá hiệu suất công việc của nhân viên là một trong những công việc chính của quản trị nhân sự. Việc này nên được diễn ra thường xuyên và nó có vai trò quan trọng góp phần vào sự phát triển lâu dài của doanh nghiệp. Hiệu suất của nhân viên được đánh giá dựa trên công việc và số giờ làm việc của họ. Thông qua KPI, người quản lý đánh giá mức độ hoàn thành công việc của từng nhân viên để từ đó điều chỉnh mức độ công việc cho phù hợp mỗi người.

8. Lắng nghe ý kiến nhân viên

Trong doanh nghiệp, hầu hết các nhà lãnh đạo là những người chủ động nói và nhân viên phải lắng nghe. Tuy nhiên, khi các nhà quản lý học cách lắng nghe nhân viên của mình, họ sẽ nhận thấy những thay đổi tích cực. Việc lắng nghe ý kiến ​​của nhân viên không chỉ giúp họ nâng cao hiệu suất công việc mà còn giảm bớt những mâu thuẫn nội bộ không đáng có. Đồng thời gia tăng sự gắn kết của nhân viên và nâng cao chất lượng công việc.

9. Tạo động lực động viên nhân viên làm việc

Tất cả nhân viên đều có nguyện vọng thăng tiến trong công việc và ghi nhận sự đóng góp của họ cho tổ chức. Vì vậy, người quản lý cần hiểu rõ những nhu cầu thiết yếu của nhân viên để giúp họ có tinh thần thoải mái, yên tâm làm việc.

Người quản trị nhân sự cần tập trung vào việc tạo động lực cho nhân viên. Chính là việc thúc đẩy, nắm bắt tâm tư nguyện vọng, khơi dậy mong muốn của họ, cho họ thấy rằng nếu họ cố gắng làm việc, họ sẽ đạt được mong muốn của mình.

10. Tạo môi trường làm việc nhóm chuyên nghiệp và hiệu quả

Xây dựng môi trường làm việc nhóm hiệu quả là cách quản trị nhân sự hiệu quả mà các nhà quản lý cần đặc biệt quan tâm. Môi trường làm việc với bầu không khí thoải mái sẽ tạo điều kiện cho nhân viên cũ phát triển, đồng thời thu hút thêm những nhân tố mới đang quan tâm đến doanh nghiệp. Để hoàn thành một dự án, người quản lý phải có chiến lược quản trị nhân sự cho sự hợp tác hàng ngày và liên tục giữa các nhóm. Một môi trường làm việc mà nhân viên cảm thấy thoải mái là chính mình, có thể đặt câu hỏi, bày tỏ ý kiến ​​và nhận được sự tôn trọng là điều mà mọi nhân viên đều mong muốn.

11. Mọi nhân viên đều có quyền đưa ra ý kiến

Nhà quản lý phải đảm bảo rằng mọi người trong công ty đều đóng góp ý kiến ​​vào những vấn đề dù là nhỏ nhất. Điều này cũng cần được áp dụng rộng rãi trong tất cả các cuộc họp và lập kế hoạch hàng năm. Bằng cách lắng nghe quan điểm của mọi người, bạn có thể nhận được phản hồi của nhân viên khác để cải thiện công việc của mình.

12. Tạo nền văn hóa tích cực

Văn hóa công ty tích cực giúp nhân viên của hài lòng, vui vẻ, gắn bó lâu dài và giữ chân nhân tài của công ty. Quản trị nhân sự sẽ đóng một vai trò quan trọng trong việc tạo ra văn hóa trong công ty. Họ sẽ phát triển và xây dựng các giá trị nền tảng, tầm nhìn, mục tiêu, văn hóa ứng xử giữa các thành viên trong công ty và mối quan hệ ngắn bó thân thiết giữa doanh nghiệp và nhân viên.

13. Khuyến khích và khen thưởng cho nhân viên

Nhiều người đồng ý rằng khen thưởng nhân viên giỏi vì họ đã làm việc chăm chỉ là một cách dễ dàng để xây dựng mối quan hệ tốt đẹp giữa nhân viên và doanh nghiệp. Đồng thời nó còn khuyến khích nhân viên làm việc chăm chỉ để đạt kết quả tốt.

Phần thưởng bao gồm việc tăng lương, nhưng không phải lúc nào cũng có thể lựa chọn như vậy. Bạn cũng có thể xem xét phần thưởng là các cơ hội nghề nghiệp, địa vị tốt hơn trong công ty, sự công nhận của công chúng hoặc đơn giản là những lời phản hồi, đánh giá tích cực.

14. Ngừng la mắng nhân viên

Là một nhà quản trị nhân sự, việc la mắng không phải là cách tốt nhất để giải quyết vấn đề trong mọi tình huống. Tại nhà sản xuất ô tô của Toyota, có một quy tắc rằng các quản lý không được quát mắng và trừng phạt cấp dưới khi họ mắc lỗi. Thay vào đó, các sai sót được thông báo ngay lập tức để xác định nguyên nhân và đưa hướng giải quyết phù hợp. La mắng không chỉ tạo khoảng cách giữa nhân viên và cấp quản lý mà còn ảnh hưởng đến hiệu quả công việc. Bất kể bạn cảm thấy thế nào, hãy bắt đầu bằng cách tôn trọng nhân viên với phép lịch sự cơ bản.

Số hóa quy trình quản trị nhân sự

Với những vai trò và chức năng trên, các doanh nghiệp nên thúc đẩy số hóa quy trình quản trị nhân sự của mình. Dưới đây là 3 gợi ý có thể dựa vào để cải thiện kiến ​​trúc quy trình quản trị nguồn nhân lực.

1. Sử dụng các bài test online để tăng tỉ lệ tuyển dụng đúng

Một trong những chức năng quan trọng nhất của quản lý nguồn nhân lực là tuyển dụng những nhân viên làm việc hiệu quả. Tuy nhiên, tỷ lệ tuyển dụng không hiệu quả vẫn tiếp tục tăng tại nhiều doanh nghiệp do kết quả đánh giá bị sai lệch nghiêm trọng. 

Người quản lý có thể tăng tỷ lệ tuyển dụng chính xác bằng cách sử dụng các bài kiểm tra trực tuyến. Không giới hạn về thời gian hay không gian và có thể khai thác ứng viên theo nhiều cách, cụ thể là kỹ năng, kinh nghiệm, kiến ​​thức, tính cách, thái độ,…

2. Sử dụng phần mềm quản trị nhân sự để tối ưu hóa hiệu suất công việc

Phần mềm quản lý nhân sự cực kỳ hữu ích trong việc tối ưu hóa nguồn nhân lực: tuyển dụng, theo dõi thời gian, quản lý hiệu suất. Việc sử dụng các phương pháp đánh giá kết hợp với các công cụ giúp tăng độ chính xác của kết quả. 

Ngoài ra, nhà cung cấp có thể bổ sung nhiều tính năng để đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp. Như nhu cầu về quản lý tuyển dụng, theo dõi hiệu suất và quản lý lương,… giúp các nhà quản lý tiết kiệm tối đa thời gian và nguồn lực một cách dễ dàng hơn.

3. Nắm bắt điểm mạnh và yếu của nhân viên để đào tạo

Một bước cần thiết trong việc số hóa quy trình quản trị nhân sự của một doanh nghiệp là hiểu được điểm mạnh, điểm yếu của từng nhân viên để có kế hoạch đào tạo bài bản và có hiệu quả.

Nhà quản trị cần rà soát, theo dõi, đánh giá chất lượng, năng lực làm việc của nhân viên. Từ đó có kế hoạch đào tạo bài bản, rõ ràng theo lộ trình phù hợp giúp nhân viên nâng cao kỹ năng, kiến ​​thức, đáp ứng ngày càng tốt hơn yêu cầu công việc.

Mong rằng những chia sẻ của PeopleTrek đã giúp bạn trả lời được câu hỏi: quản trị nhân sự là gì? Tại sao cần số hóa quy trình quản lý nhân sự của công ty? Quản trị nhân sự có những chức năng gì?… Đồng thời, cung cấp bí quyết quản trị nhân sự toàn diện và hiệu quả cho phép các công ty tối ưu hóa quy trình tuyển dụng, quản lý nguồn nhân lực một cách nhanh chóng và dễ dàng. Hãy cùng theo dõi PeopleTrek để cập nhật thêm nhiều chủ đề và kiến ​​thức bổ ích nhé!

PHẦN MỀM QUẢN LÝ NHÂN SỰ LÀ GÌ VÀ LỢI ÍCH ĐỐI VỚI DOANH NGHIỆP

by admin | Apr 15, 2022 | Uncategorized

Bài toán nhân sự luôn là bài toán nan giải của tất cả các doanh nghiệp, không chỉ đối với  doanh nghiệp vừa và nhỏ mà cả các doanh nghiệp lớn. Con người dường như không thể thực hiện tốt các công tác quản lý số lượng lớn nhân sự trong công ty. Từ đó, nhu cầu về phần mềm quản lý nhân sự được ra đời và ngày một tăng. Tuy nhiên, để sử dụng chúng không phải lúc nào cũng dễ dàng. Vì vậy, nhiều công ty phần mềm đã phát triển phần mềm nhân sự giúp các doanh nghiệp tối ưu hóa nguồn nhân lực, giảm chi phí nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh. Bài viết dưới đây sẽ cung các cấp thông tin về phần mềm quản lý nhân sự cho doanh nghiệp.

Phần mềm quản lý nhân sự là gì?

Phần mềm quản lý nhân sự là ứng dụng công nghệ thông tin vào các hoạt động của quy trình quản lý nhân sự. Nó là công cụ tích hợp đầy đủ các tính năng công nghệ thông minh giúp quá trình giám sát, đánh giá nhân sự trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn. Phần mềm này được thiết kế một cách gần gũi và trực quan, đồng thời đáp ứng đầy đủ các nhu cầu về quản trị nguồn nhân lực, chẳng hạn như: quản trị nhân sự, quản lý phúc lợi cho nhân viên, tính lương thưởng, chấm công, thăng chức, nghỉ phép,…

Ứng dụng phần mềm quản lý nhân sự không chỉ giúp các doanh nghiệp bắt kịp xu hướng chuyển đổi số quy trình hoạt động và tạo lợi thế cạnh tranh mà còn góp phần tối ưu hóa nguồn lực, tiết kiệm thời gian và chi phí một cách tối đa.

Nên quản lý nhân sự bằng Excel hay bằng phần mềm quản lý nhân sự?

Quản lý nhân sự bằng Excel là việc không còn xa lạ đối với bộ phận nhân sự, tuy nhiên nếu quá trình sử dụng lâu dài thì sẽ cản trở sự phát triển của doanh nghiệp và năng suất làm việc kém hiệu quả. Sau đây là một số nhược điểm của Excel khi dùng trong việc quản lý nhân sự:

Rất khó kiểm tra tổng thể khi duyệt dữ liệu, gây khó khăn và cản trở khi làm báo cáo toàn diện

Khi quản lý nhân sự bằng phần mềm Excel, bạn phải mất nhiều thời gian và công sức để xử lý dữ liệu vì nó dễ bị phân tán ở nhiều tệp, trang tính khác nhau. Điều này là bất lợi và gây trở ngại lớn khi bộ phận nhân sự muốn xem xét hoặc tìm kiếm thông tin để báo cáo với quản lý cấp trên.

Độ bảo mật khi sử dụng phần mềm Excel trong quản lý nhân sự thực sự không cao

Đây là một vấn đề cực kỳ quan trọng vì phần mềm quản trị nhân sự thường chứa rất nhiều thông tin hoặc dữ liệu quan trọng cần được bảo mật như: Ví dụ: Số CMND/CCCD, mã số thuế TNCN, lương, thưởng,… Điều này rất khó bảo mật trong Excel vì không có sự phân quyền, sự riêng tư để quản lý, không thể đặt mật khẩu,… nên thông tin có thể dễ dàng bị tiết lộ.

Không có tính kế thừa cho những người sau

Khi một nhà quản lý nhân sự mới đến làm việc trong công ty, anh ta sẽ không hiểu cách bố trí và sắp xếp của các tệp Excel, cũng như quy trình tính toán và nhập lại các tài liệu từ người cũ. Từ đó, sẽ mất nhiều thời gian trong việc xem xét, kiểm tra và sửa đổi để thích nghi với sự hiểu biết của những người mới đến.

Quá trình tích hợp số liệu kém hiệu quả khi dùng Excel để quản lý nhân sự

Phần mềm Excel không có chức năng kết nối với các công cụ hiện đại cần cho việc quản lý như phần mềm theo dõi thời gian, chấm công, tính lương, quản lý KPI, quản lý văn bản,… Ngay cả liên kết từ Gmail, lịch hoặc đồng hồ, Excel cũng không thể làm được.

Dễ xảy ra lỗi trong quá trình thao tác, nhập liệu của con con người

Quản lý nhân sự bằng Excel đòi hỏi người nhập dữ liệu phải tính toán tỷ lệ cẩn thận và phản ứng nhanh khi xem xét, sao chép hoặc thay đổi dữ liệu. Nếu sai bất kỳ bước nào sẽ ảnh hưởng lớn đến tất cả các tập tin trong phần mềm, vấn đề trở nên đặc biệt nguy hiểm khi có nhiều người cùng tham gia truy cập để xử lý.

Không thể mở rộng để đáp ứng cho doanh nghiệp có quy mô lớn

Doanh nghiệp lâu đời thường sẽ có khối lượng dữ liệu lớn, nếu có thêm nhân viên  thì khó có thể giải quyết bằng cách tăng số sheet trong Excel hoặc số cột, số hàng,… vì rất khó kiểm soát, lãng phí nhiều thời gian và công sức. 

Phần mềm quản lý nhân sự có thể giúp hoàn thiện và khắc phục tất cả các nhược điểm của Excel. Đây là một giải pháp tuyệt vời cho các doanh nghiệp mang lại những lợi ích tuyệt vời. Cụ thể như sau:

• Tiết kiệm thời gian và công sức.
• Hỗ trợ việc quản trị, đưa ra quyết định một cách nhanh chóng và có độ chính xác cao.
• Đảm bảo thông tin doanh nghiệp được bảo mật.
• Sắp xếp, lưu trữ các dữ liệu một cách khoa học.
• Hạn chế những sai sót hoặc có những biện pháp khắc phục nếu có sai sót xảy ra một cách nhanh chóng và kịp thời.
• Giúp doanh nghiệp trong việc tăng ROI nhân sự, tiết kiệm chi phí.
• Giúp giữ chân nhân viên và tăng cơ hội cạnh tranh trên thị trường.

Những lợi ích mà phần mềm quản lý nhân sự mang lại doanh nghiệp

Phần mềm quản lý nhân sự mang lại nhiều lợi ích khác nhau, tất cả đều nhằm mục đích là giúp bộ phận nhân sự tối ưu lượng công việc hàng ngày, cụ thể như sau:

1. Tuyển dụng nhân sự hiệu quả hơn

Phần mềm nhân sự có được thể được kết nối với các trang tuyển dụng, sàn giao dịch việc làm, lưu trữ thông tin của ứng viên đã được sàng lọc và lựa chọn. Từ đó sẽ hỗ trợ tạo hồ sơ cung cấp cho người quản lý, giám sát và bộ phận tuyển dụng trong quá trình phỏng vấn ứng tuyển.

2. Quản lý và đánh giá được chính xác năng lực nhân viên

Phần mềm quản lý nhân sự giúp doanh nghiệp xem xét, quản lý các thông tin liên quan đến hồ sơ, hợp đồng, nhật ký làm việc, dự án, kết quả đạt được,… của từng nhân viên một cách khoa học. Từ đó, bộ phận quản lý nhân sự có cơ sở để đưa ra các nhận định, đánh giá về năng lực và kỹ năng chuyên môn của mỗi người.

3. Quản lý lương – thưởng của nhân sự

Phần mềm nhân sự giúp cho việc tính lương – thưởng của nhân viên trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn, dựa trên các chức năng quản lý công việc, thông tin nhân viên, quản lý khách hàng,… sẵn sàng hỗ trợ trong việc cung cấp thông tin một cách chính xác cho doanh nghiệp. Tất cả những gì bạn phải làm là chọn tệp và xuất chúng một cách nhanh chóng, dễ dàng.

4. Đánh giá hiệu suất công việc của các nhân viên

Các tính năng công nghệ mới trong phần mềm quản lý nhân sự sẽ giúp các doanh nghiệp theo dõi năng suất của từng nhân viên, giúp đánh giá mức độ hoàn thành công việc được giao. Từ đó đề xuất đề xuất chính sách khen thưởng cho những nhân viên có thành tích xuất sắc và phê bình, góp ý những cá nhân mắc sai phạm hoặc chưa hoàn thành công việc được giao.

Có nên sử dụng các phần mềm quản lý nhân sự miễn phí?

Có rất nhiều phần mềm quản lý nhân sự miễn phí hiện nay mà các doanh nghiệp có thể sử dụng để tiết kiệm chi phí và giảm bớt nỗi lo về tài chính. Tuy nhiên, hiệu quả mà chúng mang lại còn rất hạn chế và còn nhiều khó khăn trong quá trình sử dụng. Vì vậy, cần xem xét lại quyết định có nên sử dụng các phần mềm miễn phí này hay không? Dưới đây là một số nhược điểm của chúng:

• Phần mềm quản lý nhân sự miễn phí không đáp ứng được đầy đủ nhu cầu của doanh nghiệp

Mỗi công ty sẽ có những đặc thù kinh doanh riêng nên phần mềm miễn phí sẽ không thể đáp ứng được nhu cầu và hạn chế nhiều vấn đề trong quá trình quản lý nhân sự. Không được hỗ trợ, giải quyết các thắc mắc hay sự cố phát sinh trong quá trình sử dụng.

• Doanh nghiệp sử dụng phần mềm quản lý nhân sự miễn phí sẽ vô tình trở thành “chuột bạch” cho nhà sản xuất

Hầu hết các phiên bản phần mềm miễn phí hiện nay trên thị trường đều đều nhằm mục đích cho người dùng trải nghiệm dùng thử. Với rất nhiều công việc và số lượng nhân viên lớn, người quản lý chắc chắn sẽ có định hướng sử dụng một phần mềm đáng tin cậy và hiệu quả hơn rất nhiều.

• Không được hỗ trợ bảo trì, nâng cấp phần mềm

Các phần mềm miễn phí sẽ không thể cập nhật những tính năng mới hay bảo trì, sửa chữa khi gặp lỗi hoặc hư hỏng.

• Thông tin của doanh nghiệp không được bảo mật

Việc sử dụng phần mềm miễn phí dễ dẫn đến rò rỉ thông tin của doanh nghiệp, virus xâm nhập phá hủy toàn bộ dữ liệu. Vì vậy cần cân nhắc và lựa chọn giải pháp mua phần mềm phù hợp để dễ kiểm soát và bảo mật thông tin doanh nghiệp tốt hơn.

Những tiêu chí để đánh giá phần mềm quản lý nhân sự

Có rất nhiều tiêu chí để đánh giá một phần mềm hiệu quả, thích hợp cho doanh nghiệp. Các nhà quản lý có thể dựa trên các tiêu chí sau:

• Phù hợp với nhu cầu nghiệp vụ: Phần mềm phải phù hợp với đặc thù kinh doanh của doanh nghiệp và đáp ứng các yêu cầu một cách linh hoạt. Ngoài ra, các chức năng cũng cần được kết nối với các phần mềm như kế toán, KPI,…
• Tính bảo mật cao, tuyệt đối: Vấn đề bảo mật từ thông tin nhân viên đến dữ liệu là điều vô cùng quan trọng trong các doanh nghiệp. Phần mềm quản lý nhân sự cần đảm bảo chức năng cấp quyền truy cập dành riêng cho người quản lý và giám đốc để có thể theo dõi một cách chính xác, chắc chắn và đáng tin cậy.
• Quản lý dữ liệu, liên kết giữa các bộ phận: Tất cả dữ liệu nhân viên phải được lưu trữ cẩn thận từ khi bắt đầu làm việc cho đến khi nghỉ việc. Dựa vào đó, người quản lý có thể phân bổ nguồn lực phù hợp và dễ dàng trao đổi giữa các bộ phận.
• Hỗ trợ việc đánh giá nhân viên và đưa ra giải pháp để cải thiện trong tương lai: Một phần mềm tốt sẽ có chức năng này để hỗ trợ doanh nghiệp đánh giá nguồn nhân lực hiện tại nhằm đưa ra kế hoạch đào tạo phù hợp.

Những lưu ý khi sử dụng phần mềm quản lý nhân sự trong doanh nghiệp

Cần biết rõ một số lưu ý sau đây để tránh xảy ra những sai sót không đáng có trong quá trình sử dụng phần mềm:

• Doanh nghiệp phải hiểu rõ mong muốn của mình

Doanh nghiệp cần có định hướng mục tiêu rõ ràng và vạch ra những vấn đề tồn tại đang cản trở tiến độ công việc, từ đó áp dụng vào phần mềm quản lý nhân sự để làm việc hiệu quả hơn. Ngoài ra, cũng cần lựa chọn phần mềm quản lý phù hợp dựa trên các tính năng, đặc thù của các dự án kinh doanh và nguồn lực hiện có.

• Nắm vững kiến thức quản lý

Người quản lý phải có hai tư tưởng song hành: lý thuyết và thực hành. Từ đó, quá trình sử dụng máy móc, phần mềm kết hợp với việc thuần thục các kỹ năng chuyên môn sẽ mang lại kết quả cao.

• Không chạy theo xu hướng

Việc chạy theo xu hướng chọn phần mềm giống như các công ty khác mà không xem xét đặc thù công việc của doanh nghiệp mình là yếu tố khiến bạn luôn bị tụt hậu so với đối thủ. Vì vậy, người quản lý cần xem xét, đưa ra quyết định sử dụng phần mềm phù hợp, đúng đắn nhất để không làm lãng phí thời gian và tiền bạc của doanh nghiệp.

• Các nhà phát triển phần mềm

Doanh nghiệp khi quyết định mua phần mềm quản trị nhân sự cần phải tìm hiểu kỹ thông tin về nhà phát triển. Vì nếu nhà phát triển không có đủ kiến ​​thức trong lĩnh vực quản lý nhân sự, thì phần mềm sẽ không đạt hiệu quả cao và không thể giải quyết được những rủi ro gặp phải trong quá trình sử dụng.

Doanh nghiệp cần tối ưu hóa năng suất lao động và tiết giảm chi phí, đặc biệt là trong hoàn cảnh đầy biến động hiện nay. Việc xây dựng hệ thống phần mềm nhân sự là một trong những giải pháp hữu hiệu nhất để doanh nghiệp đạt được hiệu quả hoạt động như ý. Hy vọng bài viết trên sẽ giúp các doanh nghiệp hiểu thêm về phần mềm quản quản lý nhân sự và lựa chọn được phần mềm phù hợp cho mình. Nếu bạn có thắc mắc hay cần hỗ trợ, hãy liên hệ với chúng tôi để được giải đáp chi tiết, chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn!