ĐÁNH GIÁ NĂNG LỰC NHÂN VIÊN CẦU LƯU Ý ĐIỀU GÌ?

Đánh giá năng lực nhân viên luôn là điều cần thiết đối với người lao động và nhà tuyển dụng. Nó đảm bảo sự công bằng trong việc cống hiến của người lao động cho quá trình phát triển của doanh nghiệp. Từ đó doanh nghiệp sẽ có những chính sách và đãi ngộ phù hợp đối với những đóng góp của nhân viên. Cùng PeopleTrek tham khảo những phương pháp, tiêu chí đánh giá năng lực nhân viên hiệu quả hơn trong bài viết dưới đây.

Năng lực là gì?

“Năng lực là đặc tính có thể đo lường được của kiến thức, kỹ năng, thái độ, các phẩm chất cần thiết để hoàn thành được nhiệm vụ. Năng lực là yếu tố giúp một cá nhân làm việc hiệu quả hơn so với những người khác.”, theo Cục quản lý nhân sự (Office of Personnel Management).

Theo khái niệm trên năng lực gồm 3 nhóm yếu tố A S K tương ứng với thái độ, kỹ năng và kiến thức

Thái độ (Attitude): cách nhìn nhận công việc, nhiệm vụ, đồng nghiệp và cộng đồng. Thái độ chi phối hành vi, phong thái và tinh thần trách nhiệm của đội ngũ nhân sự.
Khả năng (Skill): Mô tả khả năng đặc biệt của một người trong một hoặc nhiều khía cạnh được sử dụng để giải quyết một tình huống hoặc nhiệm vụ trong thế giới thực.
Kiến thức (Knowledge): thông tin, sự kiện và quy luật trong lĩnh vực được học và nghiên cứu ở trường lớp hoặc tích lũy trong thực tế, có được từ các nguồn tài liệu hoặc từ các chuyên gia có kinh nghiệm.

Năng lực có thể được hình thành bởi tố chất tự nhiên của mỗi cá nhân. Bên cạnh đó, năng lực cũng được bồi dưỡng và nâng cao rất nhiều thông qua quá trình phấn đấu học tập, rèn luyện và trau dồi kiến thức, kỹ năng.

Đánh giá năng lực nhân viên là gì?

Đánh giá năng lực nhân viên là một phần quan trọng của quản lý nhân sự, bên cạnh việc thiết lập mục tiêu, hướng dẫn và phản hồi trong quá trình làm việc. Quá trình này giúp nhân viên đạt được kết quả tốt trong công việc và đặt mục tiêu phát triển bản thân trong tương lai. mục tiêu phát triển trong tương lai. Tuy nhiên, đây không phải là việc dễ dàng và vẫn khiến các nhà quản lý đau đầu tìm ra giải pháp tốt nhất.

Đánh giá năng lực bao gồm việc đánh giá kiến thức, kỹ năng, thái độ làm việc và các giá trị tiềm ẩn trong nhân viên. Nếu một nhân viên có kỹ năng tốt, được bố trí vào đúng vị trí, đúng điều kiện làm việc thì sẽ đạt hiệu quả công việc cao và gia tăng giá trị cho công ty.

Đánh giá năng lực là cơ sở cho việc hoạch định nhân sự như lập kế hoạch đào tạo và nâng cao trình độ, điều động, bổ nhiệm,… Đồng thời, đó còn là thước đo để công ty dự báo khả năng hoàn thành công việc của nhân viên, mục tiêu của doanh nghiệp và là cơ sở để trả lương theo năng lực từng cá nhân.

Tại sao phải đánh giá nhân viên?

Việc đánh giá năng lực có vai trò và tầm quan trọng trong công tác quản trị nguồn nhân lực của công ty. Ngay từ những ngày đầu thành lập công ty, việc tuyển dụng và sắp xếp nhân viên được thực hiện trên quan điểm: có năng lực và phù hợp với vị trí công việc không? Hay cụ thể hơn là nhân viên có kiến thức để hoàn thành công việc không? Kỹ năng đó có đủ tốt để làm việc hiệu quả hay không? Thái độ có tốt không?… Cho dù việc đánh giá này có hoặc không bài bản.

Có rất nhiều lý do bắt buộc nhà quản lý phải thực hiện đánh giá đối với đội ngũ nhân viên của mình, chẳng hạn như:

Dựa trên đánh giá năng lực, người quản lý có thể đề xuất phương án thưởng phạt công bằng và phù hợp.
Nâng cao hiệu suất công việc thông qua việc phát triển những nhân viên có kỹ năng cao và điều chỉnh kịp thời những nhân viên yếu kém.
Khuyến khích sự phát triển của tất cả nhân viên bằng cách khắc phục những khiếm khuyết và thiếu sót mà nhân viên đã gặp phải.

Những lưu ý khi đánh giá năng lực nhân viên

Cách thức đánh giá

Tiêu chí đánh giá cần phải rõ ràng

Dù sử dụng phương pháp đánh giá nào thì người quản lý cũng phải có những tiêu chí đánh giá nhân viên. Các tiêu chí này phải rõ ràng và hơn hết là có thể đo lường được để việc quy định các tiêu chí “chung chung” không dẫn đến sự hiểu nhầm giữa các nhân viên.

Các tiêu chí đánh giá phải gắn với nhiệm vụ được giao và mục tiêu mà tổ chức mong muốn đạt được đối với từng vị trí của mỗi nhân viên. Các tiêu chí phải được thiết lập ngay từ đầu giai đoạn đánh giá để nhân viên hiểu được các yêu cầu và kỳ vọng của người quản lý đối với mình.

Các nhà quản lý không nên thay đổi yêu cầu của mình đối với nhân viên khi bắt đầu đánh giá, vì khi đó nhân viên không có cơ hội thích ứng, điều chỉnh bản thân. Tuy nhiên, để tạo sự “mới lạ” và “thách thức” cho nhân viên, đôi khi nhà quản lý cũng cần điều chỉnh các tiêu chí đánh giá và thông báo trước cho nhân viên.

Nội dung của những thay đổi này có thể nhằm khắc phục những điểm yếu của tổ chức. Ví dụ như: doanh số bán hàng, quy mô thị trường đối với nhân viên tiếp thị và bán hàng; hoặc số lượng thư khen ngợi, phàn nàn của khách hàng để đánh giá về nhân viên phục vụ,…

Đánh giá công bằng và khách quan

Hầu hết các tổ chức đang trong tình trạng đánh giá máy móc và cảm tính đối với năng lực của nhân viên. Họ thiếu các phép đo chính xác cho từng vị trí nhân viên. Do đó việc thiết lập một từ điển năng lực cho nhân viên và chỉ số KPI đánh giá công việc là hai yếu tố cần thiết để thực hiện quy trình đánh giá nhân viên thành công.

Để tối đa hóa sự công bằng, việc đánh giá năng lực cần được tiến hành theo nhiều cách khác nhau: tự đánh giá, quản lý hoặc đồng nghiệp đánh giá.

Tất cả nhân viên đều muốn biết người quản lý của họ đánh giá hiệu quả công việc của mình như thế nào. Do đó, việc trao đổi kịp thời với nhân viên về hiệu quả và năng lực là một bước cần thiết trong quá trình thực hiện đánh giá.

Đánh giá để phát triển

Khi tiến hành đánh giá, ban lãnh đạo cũng cần chỉ ra những điểm yếu cần khắc phục để nâng cao năng lực và hiệu quả công việc của nhân viên, giúp họ đạt được những mục tiêu cao hơn.

Tuy nhiên, các nhà quản lý không nên có cái nhìn quá tiêu cực về những sai lầm của nhân viên và không động viên họ. Vì điều này vô tình dẫn đến tâm lý căng thẳng làm cản trở quá trình làm việc và sự phát triển của bản thân nhân viên.

Các nhà quản lý cần nhận ra rằng đánh giá năng lực nhân viên sẽ là động lực giúp họ nỗ lực hơn nữa trong việc nâng cao kỹ năng và kiến thức để nâng cao năng xuất, hiệu quả làm việc, chứ không phải là gây áp lực lên họ. Từ kết quả đánh giá năng lực và nguyện vọng của nhân viên, doanh nghiệp sẽ có kế hoạch phát triển nguồn nhân lực dài hạn và bền vững.

Thời gian đánh giá

Hiện nay, đa số các doanh nghiệp chỉ đánh giá năng lực nhân viên vào cuối năm để làm cơ sở xét thưởng, tăng lương. Tuy nhiên, tốt hơn hết là doanh nghiệp nên đánh giá định kỳ, hàng tháng hoặc ít nhất 3 tháng một lần đảm bảo đạt được các mục tiêu kinh doanh và bám sát các giá trị khen thưởng, đào tạo.

Nếu kỳ đánh giá quá dài thì sẽ khó có cơ hội để điều chỉnh và ý nghĩa động viên của khen thưởng cũng không còn đủ giá trị. Ngoài ra, thời gian lâu nhân viên sẽ sẽ quên đi những thành tích của mình nhưng lại nhớ rất rõ những sai sót làm ảnh hưởng đến kết quả đánh giá

Thường xuyên chia sẻ mục tiêu và phương pháp làm việc cũng là cách hiệu quả giúp nhân viên giải quyết vấn đề phát sinh một cách nhanh chóng, tránh tình trạng chậm trễ kéo dài.

Tiêu chí để đánh giá năng lực nhân viên hiệu quả

Việc đánh giá nhân viên là vô cùng quan trọng, để việc đánh giá chính xác và công bằng là điều không hề dễ dàng vì việc đánh giá phụ thuộc vào từng vị trí và loại hình công việc. Vì vậy, khi đánh giá nhà quản lý cần nắm được một số tiêu chí cơ bản để việc đánh giá được chính xác hơn:

Đánh giá theo mục tiêu

Trong quá trình làm việc, mỗi nhân viên nhận nhiệm vụ, KPI riêng và hướng tới mục tiêu chung là đạt được mục tiêu. Nhà quản lý có thể tận dụng khả năng hoàn thành mục tiêu đó như một tiêu chí cơ bản để đánh giá năng lực của nhân viên. Đánh giá năng lực nhân viên dựa trên mục tiêu được chia thành các nhóm nhỏ như sau:

Đánh giá theo mục tiêu phát triển: với hình thức đánh giá này, người quản lý dựa vào hệ thống KPI để nắm bắt mục tiêu phát triển của nhân viên. Từ đó, nhà quản lý sẽ biết được những nguyện vọng của nhân viên, họ có mong muốn gắn bó lâu dài với công việc hay không. Qua đó, nhà quản lý sẽ biết cách đưa ra các chiến lược phát triển năng lực của nhân viên.
Đánh giá theo mục tiêu hành chính: hình thức đánh giá này dựa trên mức độ hoàn thành công việc của nhân viên: xuất sắc, tốt, khá hay kém. Đồng thời cũng là cơ sở để đề xuất tăng lương thưởng hoặc phạt tiền, sa thải.
Đánh giá theo mục tiêu hoàn thành công việc: Người quản lý cũng có thể đánh giá chính xác kỹ năng của nhân viên dựa trên các tiêu chí hoàn thành tốt công việc theo tuần, quý, tháng, năm. Và để làm được điều đó, người quản lý cần yêu cầu nhân viên của mình gửi báo cáo công việc hàng tuần, hàng tháng, hàng năm. Dựa trên các báo cáo này, các nhà quản lý sẽ biết được nhân viên của mình có đang làm tốt công việc hay không.

Khi đánh giá năng lực nhân viên, nhà quản lý có thể kết hợp ba hình thức đánh giá trên để đạt được kết quả chính xác và minh bạch nhất. Việc bỏ sót hoặc tiến hành đánh giá một cách qua loa sẽ làm cho năng lực của nhân viên không được đảm bảo chính xác.

Đánh giá theo hình thức

Ngoài các tiêu chí đánh giá dựa trên mục tiêu, người quản lý còn phải nắm vững các tiêu chí đánh giá dựa trên hình thức. Đây được coi là một phương pháp đánh giá đầy đủ và chính xác. Với tiêu chí đánh giá này, có 3 hình thức mà người quản lý cần áp dụng:

Đánh giá nhân viên toàn diện: trong phương pháp đánh giá nhân viên này, nhà quản lý đánh giá nhân viên của mình dựa trên những phản hồi khách quan từ đồng nghiệp và khách hàng về bản thân nhân viên đó. Từ đó, đưa ra đánh giá mang tính toàn diện và tổng quát nhất. Đây cũng được coi là phương pháp đánh giá toàn diện và hiệu quả cao, đồng thời giúp người quản lý hiểu rõ hơn nhân viên của mình.
Đánh giá nhân viên ngang cấp: đánh giá năng lực nhân viên theo cách này thường dành cho những nhân viên cùng cấp bậc. Thay vì các nhà quản lý đánh giá, các nhân viên sẽ đánh giá lẫn nhau. Về năng lực, kinh nghiệm, chuyên môn và kỹ năng, mỗi nhân viên có cách đánh giá đồng nghiệp riêng. Tính khách quan ngày càng được coi trọng trong kiểu đánh giá này.
Đánh giá nhân viên từ cấp cao xuống cấp thấp: theo cách này, nhà quản lý trực tiếp đánh giá nhân viên của mình. Dựa trên kết quả của bảng đánh giá, nhà quản lý có kế hoạch phát triển nhân viên cho từng bộ phận cụ thể.

Việc đánh giá năng lực nhân viên có hiệu quả hay không phụ thuộc rất lớn vào cách thực hiện và nắm vững các tiêu chí nêu trên.

Một số phương pháp đánh giá năng lực nhân viên trong doanh nghiệp

Đánh giá thông qua kiểm tra (Test)

Phương pháp đánh giá năng lực thông qua kiểm tra được thực hiện dưới hình thức kiểm tra trên giấy, kiểm tra thực tế dựa trên tình huống và phỏng vấn trực tiếp người được đánh giá. Phương pháp này đang được nhiều doanh nghiệp áp dụng.

Ưu điểm

Đánh giá được năng lực thực sự của đội ngũ nhân viên về kiến thức, kỹ năng và thái độ tương đối đầy đủ và chi tiết.

Nhược điểm

Tốn thời gian: Bởi vì các công ty phải thiết kế bài kiểm tra chi tiết cho tất cả vị trí, cá nhân và cũng mất nhiều thời gian để tổ chức kiểm tra, đánh giá và phỏng vấn.
Tốn nhiều chi phí trong việc thiết kế, triển khai và thực hiện đánh giá cho toàn bộ doanh nghiệp.

Đánh giá theo Checklist

Checklist bao gồm một loạt các câu hỏi để đánh giá khả năng của nhân viên trong việc thực hiện nhiệm vụ do phòng nhân sự đặt ra. Những câu hỏi này được đưa vào dạng “có / không” để thu thập phản hồi về năng lực của một nhân viên cụ thể.

Ưu điểm của phương pháp này là đơn giản, ngắn gọn. Tuy nhiên, nó cũng tiềm ẩn nguy cơ thông tin không chính xác và thiếu khách quan.

Phương pháp khung năng lực

Phương pháp này được thực hiện dựa trên cơ sở quan sát hành vi thực hiện công việc của nhân viên, dựa trên từ điển năng lực hành vi và đánh giá dựa trên khung năng lực. Từ điển là tập hợp các mô tả về năng lực của các ngành nghề trong doanh nghiệp.

Người đánh giá sử dụng một bảng kiểm tra hành vi và cho điểm đánh giá các hành động của từng nhân viên được quan sát. Để đảm bảo tính chính xác, các hành vi được liệt kê trong từ điển năng lực phải đảm bảo có thể quan sát, theo dõi, kiểm tra và ghi lại. Người đánh giá cần có thời gian quan sát đủ dài để có thể đánh giá chính xác hành vi của người được đánh giá. Vì thế, phương pháp này được xem như phương pháp đánh giá quá trình.