Bài toán nhân sự luôn là bài toán nan giải của tất cả các doanh nghiệp, không chỉ đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ mà cả các doanh nghiệp lớn. Con người dường như không thể thực hiện tốt các công tác quản lý số lượng lớn nhân sự trong công ty. Từ đó, nhu cầu về phần mềm quản lý nhân sự được ra đời và ngày một tăng. Tuy nhiên, để sử dụng chúng không phải lúc nào cũng dễ dàng. Vì vậy, nhiều công ty phần mềm đã phát triển phần mềm nhân sự giúp các doanh nghiệp tối ưu hóa nguồn nhân lực, giảm chi phí nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh. Bài viết dưới đây sẽ cung các cấp thông tin về phần mềm quản lý nhân sự cho doanh nghiệp.
Phần mềm quản lý nhân sự là gì?
Phần mềm quản lý nhân sự là ứng dụng công nghệ thông tin vào các hoạt động của quy trình quản lý nhân sự. Nó là công cụ tích hợp đầy đủ các tính năng công nghệ thông minh giúp quá trình giám sát, đánh giá nhân sự trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn. Phần mềm này được thiết kế một cách gần gũi và trực quan, đồng thời đáp ứng đầy đủ các nhu cầu về quản trị nguồn nhân lực, chẳng hạn như: quản trị nhân sự, quản lý phúc lợi cho nhân viên, tính lương thưởng, chấm công, thăng chức, nghỉ phép,…
Ứng dụng phần mềm quản lý nhân sự không chỉ giúp các doanh nghiệp bắt kịp xu hướng chuyển đổi số quy trình hoạt động và tạo lợi thế cạnh tranh mà còn góp phần tối ưu hóa nguồn lực, tiết kiệm thời gian và chi phí một cách tối đa.
Nên quản lý nhân sự bằng Excel hay bằng phần mềm quản lý nhân sự?
Quản lý nhân sự bằng Excel là việc không còn xa lạ đối với bộ phận nhân sự, tuy nhiên nếu quá trình sử dụng lâu dài thì sẽ cản trở sự phát triển của doanh nghiệp và năng suất làm việc kém hiệu quả. Sau đây là một số nhược điểm của Excel khi dùng trong việc quản lý nhân sự:
Rất khó kiểm tra tổng thể khi duyệt dữ liệu, gây khó khăn và cản trở khi làm báo cáo toàn diện
Khi quản lý nhân sự bằng phần mềm Excel, bạn phải mất nhiều thời gian và công sức để xử lý dữ liệu vì nó dễ bị phân tán ở nhiều tệp, trang tính khác nhau. Điều này là bất lợi và gây trở ngại lớn khi bộ phận nhân sự muốn xem xét hoặc tìm kiếm thông tin để báo cáo với quản lý cấp trên.
Độ bảo mật khi sử dụng phần mềm Excel trong quản lý nhân sự thực sự không cao
Đây là một vấn đề cực kỳ quan trọng vì phần mềm quản trị nhân sự thường chứa rất nhiều thông tin hoặc dữ liệu quan trọng cần được bảo mật như: Ví dụ: Số CMND/CCCD, mã số thuế TNCN, lương, thưởng,… Điều này rất khó bảo mật trong Excel vì không có sự phân quyền, sự riêng tư để quản lý, không thể đặt mật khẩu,… nên thông tin có thể dễ dàng bị tiết lộ.
Không có tính kế thừa cho những người sau
Khi một nhà quản lý nhân sự mới đến làm việc trong công ty, anh ta sẽ không hiểu cách bố trí và sắp xếp của các tệp Excel, cũng như quy trình tính toán và nhập lại các tài liệu từ người cũ. Từ đó, sẽ mất nhiều thời gian trong việc xem xét, kiểm tra và sửa đổi để thích nghi với sự hiểu biết của những người mới đến.
Quá trình tích hợp số liệu kém hiệu quả khi dùng Excel để quản lý nhân sự
Phần mềm Excel không có chức năng kết nối với các công cụ hiện đại cần cho việc quản lý như phần mềm theo dõi thời gian, chấm công, tính lương, quản lý KPI, quản lý văn bản,… Ngay cả liên kết từ Gmail, lịch hoặc đồng hồ, Excel cũng không thể làm được.
Dễ xảy ra lỗi trong quá trình thao tác, nhập liệu của con con người
Quản lý nhân sự bằng Excel đòi hỏi người nhập dữ liệu phải tính toán tỷ lệ cẩn thận và phản ứng nhanh khi xem xét, sao chép hoặc thay đổi dữ liệu. Nếu sai bất kỳ bước nào sẽ ảnh hưởng lớn đến tất cả các tập tin trong phần mềm, vấn đề trở nên đặc biệt nguy hiểm khi có nhiều người cùng tham gia truy cập để xử lý.
Không thể mở rộng để đáp ứng cho doanh nghiệp có quy mô lớn
Doanh nghiệp lâu đời thường sẽ có khối lượng dữ liệu lớn, nếu có thêm nhân viên thì khó có thể giải quyết bằng cách tăng số sheet trong Excel hoặc số cột, số hàng,… vì rất khó kiểm soát, lãng phí nhiều thời gian và công sức.
Phần mềm quản lý nhân sự có thể giúp hoàn thiện và khắc phục tất cả các nhược điểm của Excel. Đây là một giải pháp tuyệt vời cho các doanh nghiệp mang lại những lợi ích tuyệt vời. Cụ thể như sau:
- Tiết kiệm thời gian và công sức.
- Hỗ trợ việc quản trị, đưa ra quyết định một cách nhanh chóng và có độ chính xác cao.
- Đảm bảo thông tin doanh nghiệp được bảo mật.
- Sắp xếp, lưu trữ các dữ liệu một cách khoa học.
- Hạn chế những sai sót hoặc có những biện pháp khắc phục nếu có sai sót xảy ra một cách nhanh chóng và kịp thời.
- Giúp doanh nghiệp trong việc tăng ROI nhân sự, tiết kiệm chi phí.
- Giúp giữ chân nhân viên và tăng cơ hội cạnh tranh trên thị trường.
Những lợi ích mà phần mềm quản lý nhân sự mang lại doanh nghiệp
Phần mềm quản lý nhân sự mang lại nhiều lợi ích khác nhau, tất cả đều nhằm mục đích là giúp bộ phận nhân sự tối ưu lượng công việc hàng ngày, cụ thể như sau:
1. Tuyển dụng nhân sự hiệu quả hơn
Phần mềm nhân sự có được thể được kết nối với các trang tuyển dụng, sàn giao dịch việc làm, lưu trữ thông tin của ứng viên đã được sàng lọc và lựa chọn. Từ đó sẽ hỗ trợ tạo hồ sơ cung cấp cho người quản lý, giám sát và bộ phận tuyển dụng trong quá trình phỏng vấn ứng tuyển.
2. Quản lý và đánh giá được chính xác năng lực nhân viên
Phần mềm quản lý nhân sự giúp doanh nghiệp xem xét, quản lý các thông tin liên quan đến hồ sơ, hợp đồng, nhật ký làm việc, dự án, kết quả đạt được,… của từng nhân viên một cách khoa học. Từ đó, bộ phận quản lý nhân sự có cơ sở để đưa ra các nhận định, đánh giá về năng lực và kỹ năng chuyên môn của mỗi người.
3. Quản lý lương – thưởng của nhân sự
Phần mềm nhân sự giúp cho việc tính lương – thưởng của nhân viên trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn, dựa trên các chức năng quản lý công việc, thông tin nhân viên, quản lý khách hàng,… sẵn sàng hỗ trợ trong việc cung cấp thông tin một cách chính xác cho doanh nghiệp. Tất cả những gì bạn phải làm là chọn tệp và xuất chúng một cách nhanh chóng, dễ dàng.
4. Đánh giá hiệu suất công việc của các nhân viên
Các tính năng công nghệ mới trong phần mềm quản lý nhân sự sẽ giúp các doanh nghiệp theo dõi năng suất của từng nhân viên, giúp đánh giá mức độ hoàn thành công việc được giao. Từ đó đề xuất đề xuất chính sách khen thưởng cho những nhân viên có thành tích xuất sắc và phê bình, góp ý những cá nhân mắc sai phạm hoặc chưa hoàn thành công việc được giao.
Có nên sử dụng các phần mềm quản lý nhân sự miễn phí?
Có rất nhiều phần mềm quản lý nhân sự miễn phí hiện nay mà các doanh nghiệp có thể sử dụng để tiết kiệm chi phí và giảm bớt nỗi lo về tài chính. Tuy nhiên, hiệu quả mà chúng mang lại còn rất hạn chế và còn nhiều khó khăn trong quá trình sử dụng. Vì vậy, cần xem xét lại quyết định có nên sử dụng các phần mềm miễn phí này hay không? Dưới đây là một số nhược điểm của chúng:
- Phần mềm quản lý nhân sự miễn phí không đáp ứng được đầy đủ nhu cầu của doanh nghiệp
Mỗi công ty sẽ có những đặc thù kinh doanh riêng nên phần mềm miễn phí sẽ không thể đáp ứng được nhu cầu và hạn chế nhiều vấn đề trong quá trình quản lý nhân sự. Không được hỗ trợ, giải quyết các thắc mắc hay sự cố phát sinh trong quá trình sử dụng.
- Doanh nghiệp sử dụng phần mềm quản lý nhân sự miễn phí sẽ vô tình trở thành “chuột bạch” cho nhà sản xuất
Hầu hết các phiên bản phần mềm miễn phí hiện nay trên thị trường đều đều nhằm mục đích cho người dùng trải nghiệm dùng thử. Với rất nhiều công việc và số lượng nhân viên lớn, người quản lý chắc chắn sẽ có định hướng sử dụng một phần mềm đáng tin cậy và hiệu quả hơn rất nhiều.
- Không được hỗ trợ bảo trì, nâng cấp phần mềm
Các phần mềm miễn phí sẽ không thể cập nhật những tính năng mới hay bảo trì, sửa chữa khi gặp lỗi hoặc hư hỏng.
- Thông tin của doanh nghiệp không được bảo mật
Việc sử dụng phần mềm miễn phí dễ dẫn đến rò rỉ thông tin của doanh nghiệp, virus xâm nhập phá hủy toàn bộ dữ liệu. Vì vậy cần cân nhắc và lựa chọn giải pháp mua phần mềm phù hợp để dễ kiểm soát và bảo mật thông tin doanh nghiệp tốt hơn.
Những tiêu chí để đánh giá phần mềm quản lý nhân sự
Có rất nhiều tiêu chí để đánh giá một phần mềm hiệu quả, thích hợp cho doanh nghiệp. Các nhà quản lý có thể dựa trên các tiêu chí sau:
- Phù hợp với nhu cầu nghiệp vụ: Phần mềm phải phù hợp với đặc thù kinh doanh của doanh nghiệp và đáp ứng các yêu cầu một cách linh hoạt. Ngoài ra, các chức năng cũng cần được kết nối với các phần mềm như kế toán, KPI,…
- Tính bảo mật cao, tuyệt đối: Vấn đề bảo mật từ thông tin nhân viên đến dữ liệu là điều vô cùng quan trọng trong các doanh nghiệp. Phần mềm quản lý nhân sự cần đảm bảo chức năng cấp quyền truy cập dành riêng cho người quản lý và giám đốc để có thể theo dõi một cách chính xác, chắc chắn và đáng tin cậy.
- Quản lý dữ liệu, liên kết giữa các bộ phận: Tất cả dữ liệu nhân viên phải được lưu trữ cẩn thận từ khi bắt đầu làm việc cho đến khi nghỉ việc. Dựa vào đó, người quản lý có thể phân bổ nguồn lực phù hợp và dễ dàng trao đổi giữa các bộ phận.
- Hỗ trợ việc đánh giá nhân viên và đưa ra giải pháp để cải thiện trong tương lai: Một phần mềm tốt sẽ có chức năng này để hỗ trợ doanh nghiệp đánh giá nguồn nhân lực hiện tại nhằm đưa ra kế hoạch đào tạo phù hợp.
Những lưu ý khi sử dụng phần mềm quản lý nhân sự trong doanh nghiệp
Cần biết rõ một số lưu ý sau đây để tránh xảy ra những sai sót không đáng có trong quá trình sử dụng phần mềm:
- Doanh nghiệp phải hiểu rõ mong muốn của mình
Doanh nghiệp cần có định hướng mục tiêu rõ ràng và vạch ra những vấn đề tồn tại đang cản trở tiến độ công việc, từ đó áp dụng vào phần mềm quản lý nhân sự để làm việc hiệu quả hơn. Ngoài ra, cũng cần lựa chọn phần mềm quản lý phù hợp dựa trên các tính năng, đặc thù của các dự án kinh doanh và nguồn lực hiện có.
- Nắm vững kiến thức quản lý
Người quản lý phải có hai tư tưởng song hành: lý thuyết và thực hành. Từ đó, quá trình sử dụng máy móc, phần mềm kết hợp với việc thuần thục các kỹ năng chuyên môn sẽ mang lại kết quả cao.
- Không chạy theo xu hướng
Việc chạy theo xu hướng chọn phần mềm giống như các công ty khác mà không xem xét đặc thù công việc của doanh nghiệp mình là yếu tố khiến bạn luôn bị tụt hậu so với đối thủ. Vì vậy, người quản lý cần xem xét, đưa ra quyết định sử dụng phần mềm phù hợp, đúng đắn nhất để không làm lãng phí thời gian và tiền bạc của doanh nghiệp.
- Các nhà phát triển phần mềm
Doanh nghiệp khi quyết định mua phần mềm quản trị nhân sự cần phải tìm hiểu kỹ thông tin về nhà phát triển. Vì nếu nhà phát triển không có đủ kiến thức trong lĩnh vực quản lý nhân sự, thì phần mềm sẽ không đạt hiệu quả cao và không thể giải quyết được những rủi ro gặp phải trong quá trình sử dụng.
Doanh nghiệp cần tối ưu hóa năng suất lao động và tiết giảm chi phí, đặc biệt là trong hoàn cảnh đầy biến động hiện nay. Việc xây dựng hệ thống phần mềm nhân sự là một trong những giải pháp hữu hiệu nhất để doanh nghiệp đạt được hiệu quả hoạt động như ý. Hy vọng bài viết trên sẽ giúp các doanh nghiệp hiểu thêm về phần mềm quản quản lý nhân sự và lựa chọn được phần mềm phù hợp cho mình. Nếu bạn có thắc mắc hay cần hỗ trợ, hãy liên hệ với chúng tôi để được giải đáp chi tiết, chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn!
Recent Comments