Sự phát triển và thành công vượt bậc của doanh nghiệp bạn sẽ được định đoạt bởi sự ổn định của kết quả kinh doanh. Và những kết quả này có thể đạt được nếu các nhân viên của công ty bạn có thể gặt hái được các mục tiêu mong muốn một cách bền vững.

KPI là gì?

Một KPI (Key performance indicator) là một hệ thống đánh giá định lượng nhằm đánh giá một doanh nghiệp có thể đạt các mục tiêu ở cấp độ như thế nào. Trưởng bộ phận có thể đề ra nhiều chỉ tiêu KPI cho một dự án và dùng chúng để đánh giá các nhân viên tiến hành như thế nào.

Thí dụ, nếu bạn đang làm việc cho một công ty công nghệ chuyên về đánh giá kết quả của các công cụ tìm kiếm (search engine), bạn có thể đặt ra các KPI cụ thể như là các “tiểu mục tiêu” dành cho các nhân viên để hướng tới. Điển hình như khách hàng muốn các bạn báo cáo phân tích landing page chính xác nhất bằng các xác định trang nào liên quan nhiều nhất đến công cụ tìm kiếm của người dùng. Các KPI của bạn bao gồm những yêu cầu sau đây:

  • Nhân viên phải xuất ra kết quả chính xác ở mức 90%, hàng ngày các nhân viên phải lướt qua 1.500 landing page và mỗi tuần nhân viên phải báo cáo tối đa ba đánh giá “hoàn toàn không chính xác”.
  • Những KPI này cho phép bạn đánh giá một cách chính xác hiệu suất làm việc của nhân viên đang đạt mức tiêu chuẩn kỳ vọng nào.
  • Bạn có thể xác định và thiết lập một hệ thống KPI mà tích hợp với chiến lược riêng của công ty bạn. Không có một cách cụ thể xây dựng KPI nào, nhưng chúng cần được định lượng, mang tính thiết thực, và định hướng rõ ràng (để xác định xem công ty có đang đi đúng hướng).

Tại sao KPI’s lại quan trọng?

Từ việc đánh giá hiệu suất của nhân viên để theo dõi sự tiến bộ của công ty, có nhiều lý do cho thấy tại sao chỉ số KPI lại là một yếu tố quan trọng trong việc hỗ trợ sự phát triển của công ty bạn.

1. Đo lường mục tiêu của bạn

Mặc dù KPI có thể dễ dàng bị nhầm lẫn là mục tiêu của công ty, nhưng chúng chỉ là một phương pháp đo lường các mục tiêu và chỉ tiêu. Ví dụ, nếu mục tiêu của công ty của bạn là thu được một số tiền nhất định từ việc bán những mặt hàng đắt tiền mỗi tháng, KPI của bạn sẽ chỉ cho bạn cách nhanh nhất hay chậm nhất để bạn có thể đạt được những mục tiêu này.

Một hệ thống KPI trong trường hợp này có thể chỉ ra rằng đội ngũ bán hàng của bạn chỉ tạo ra 20% doanh số kỳ vọng mà công ty của bạn đã thiết lập như là một tiêu chuẩn. Với vai trò là một người quản lý trong tình huống này, bạn ngay lập tức phải giúp đội ngũ bán hàng của bạn nhận thức rõ về tiến triển và lý do không đạt được doanh số mong muốn.

Khi bạn có thể đo lường các mục tiêu theo cách này, nó mang lại cho bạn cơ hội để nhìn thấy bạn đang sai ở đâu và sau đó đưa ra quyết định có thể giúp bạn đạt được mục tiêu nhanh hơn.

Đây được cho là lý do quan trọng nhất lý giải tại sao KPIs nên được sử dụng.

2. Tạo ra môi trường học hỏi
Bằng cách đo lường KPI có thể tạo ra một bầu không khí học tập trong công ty của bạn. Theo nghiên cứu của Root Cause, các dữ liệu được tạo ra bằng cách đo lường các chỉ số KPI có thể tạo ra nhiều cuộc hội thoại quan trọng ở nơi làm việc.
Khi bạn nhận thấy một điểm không thuận lợi trên KPI, bạn có cơ hội để nói chuyện với các cá nhân hoặc nhóm cụ thể liên quan tới KPI. Đây là cơ hội tuyệt vời để bạn có thể hướng dẫn nhân viên làm thếnào để làm những việc khác nhau và thực hiện tốt hơn để đạt được mục tiêu đề ra.
Ngoài ra, bạn có thể phân tích xem các thiết lập KPIs là một đo lường hiệu quả, và ngược lại, sửa đổi cần thiết nếu các nhân viên cảm thấy rằng các mục tiêu không khả thi.
3. Tiếp nhận các thông tin quan trọng kịp thời
KPI có thể cung cấp bức tranh tổng quan về hiệu suất của công ty bạn. Khi bạn đang ở trong một thị trường cạnh tranh cao, thông tin đó có thể đóng vai trò quan trọng trong nỗ lực của bạn nhằm “đánh bại” đối thủ cạnh tranh của bạn.
Các dữ liệu thời gian thực mà KPIs cung cấp có thể cho phép bạn thực hiện điều chỉnh hệ thống để bạn không còn làm thay đổi rầm rộ vào cuối mỗi tháng để đạt được mục tiêu của bạn.

4. Khuyến khích tinh thần trách nhiệm
Nếu không có số liệu thống kê từ hệ thống KPI, bạn có thể gặp phải các nguy cơ từ việc ra quyết định không chính xác về các nhân viên trong quá trình đánh giá. Bạn có thể giả định rằng một nhân viên hoạt động kém vì anh ta/cô ấy có vấn đề đúng giờ hoặc cảm thấy có sự thiếu gắn bó với công ty, nhưng bạn không có bằng chứng định lượng.
Về cơ bản, KPIs khuyến khích tinh thần trách nhiệm cho cả người lao động (nếu họ không thực hiện) và người sử dụng lao động.
5. Nâng cao nhuệ khí
Động lực làm việc của nhân viên và sự hài lòng công việc cực kỳ quan trọng để nâng cao hiệu suất và văn hóa công ty. Nhân viên của bạn sẽ cảm thấy có động lực khi nhận được các báo cáo tích cực, đáp ứng được các tiêu chí nhất định của KPI theo từng thời điểm.

Kết luận

Dù KPI là quan trọng để đạt được mục tiêu của công ty (và hiển nhiên là tăng trưởng) bằng cách cho phép bạn thiết lập hệ thống, điều chỉnh kịp thời, nhưng đừng thiết lập KPI một cách mù quáng hoặc “làm đại cho có”.

Thí dụ như nếu bạn nói với nhân viên rằng, mục tiêu trong năm nay là chứng kiến một mức tăng trưởng từ khách hàng hiện tại, bạn sẽ gặp phải nhiều khó khăn khi tạo ra hệ thống KPI mà có thể dẫn tới những bước hành động tiếp theo bởi vì những mục tiêu này không dễ dàng định lượng được.

Vì thế, hãy thiết lập những mục tiêu cụ thể mà cho phép bạn tạo ra những KPI cần thiết để cải thiện toàn diện kết quả kinh doanh của bạn.

Nguồn: Le & Associates