KHÁM PHÁ SỰ THẬT VỀ BỘ TỪ ĐIỂN NĂNG LỰC CHO DOANH NGHIỆP

by admin | Mar 31, 2022 | Uncategorized

Từ điển năng lực là một chủ đề tương đối mới đối với nhiều nhà quản lý nhân sự. Hiện nay, tầm quan trọng của từ điển năng lực trong quản trị nhân lực của các công ty ngày càng thể hiện rõ. Vậy hãy cùng PeopleTrek tìm hiểu ngay nhé.

Từ điển năng lực là gì?

Từ điển năng lực là tập hợp các năng lực được tiêu chuẩn hóa và áp dụng phổ biến cho tất cả các chức danh công việc trong một công ty/tổ chức nhằm đảm bảo tính nhất quán với các giá trị cốt lõi, văn hóa và đặc điểm công việc. Tùy từng tổ chức sẽ có từ điển năng lực riêng phù hợp với lĩnh vực kinh doanh, chiến lược  và văn hóa của từng tổ chức.

Các bộ từ điển năng lực được sử dụng phổ biến hiện nay đều được dựa trên mô hình năng lực của ASK, gồm 3 nhóm chính:

• Knowledge (Kiến thức): Thuộc về khả năng tư duy, là kiến ​​thức mà cá nhân có được sau khi trải qua quá trình rèn luyện – đào tạo, đọc hiểu, phân tích, ứng dụng và có thể kể đến như các kiến thức chuyên môn, trình độ tin học và ngoại ngữ,…
• Skill (Kỹ năng): Kỹ năng tích lũy bao gồm khả năng chuyển kiến ​​thức thu được thành các hành động cụ thể và hành vi thực tế trong quá trình làm việc của cá nhân, ví dụ:B. Kỹ năng  ảnh hưởng, kỹ năng quản lý rủi ro,…
• Attitude (Thái độ/Phẩm chất): Thuộc về phạm vi cảm xúc, là cách cá nhân tiếp nhận và phản ứng với thực tế đồng thời thể hiện thái độ và động cơ của mình đối với công việc, ví dụ: trung thực, cầu tiến, tận tâm …

4 nhóm chức năng chính trong kết cấu của bộ từ điển năng lực: 

• Nhóm năng lực chung: là văn hóa và năng lực cốt lõi của tổ chức mà tất cả mọi người trong tổ chức phải có và thể hiện được trong quá trình làm việc của mình.
• Nhóm năng lực chuyên môn/đặc thù: là kiến thức và những  kỹ năng đặc trưng cho vị trí của công việc hoặc các bộ phận mà các cá nhân  có thể chấp nhận  công việc của công việc.
• Nhóm năng lực quản lý: Các yêu cầu đối với vị trí  quản lý như hoạch định, tổ chức, giám sát, đánh giá, điều phối các nguồn lực (ngân sách, con người), …
• Nhóm năng lực theo vai trò: là những năng lực ứng dụng cho từng vị trí cụ thể trong tổ chức doanh nghiệp.

Xây dựng từ điển năng lực gồm những bước gì?

Để từ điển năng lực trở thành một công cụ thực sự để quản lý và phát triển nguồn nhân lực, cấu trúc phải tuân theo bốn bước sau:

Bước 1 : Phân tích công việc

Việc phân tích công việc là  phân tích các yếu tố của một công việc cụ thể để đánh giá tầm quan trọng, mức độ khó khăn, kết quả cần thiết, các yếu tố liên quan ảnh hưởng đến công việc.

Phân tích công việc là phân tích các yếu tố:

1. Phân tích các trách nhiệm: Công việc ấy cần lấy thông tin từ đâu? Ai sẽ cần kết quả của công việc đó? Kết quả công việc đó phải đạt tiêu chuẩn như thế nào? Người đảm nhiệm công việc đó cần báo cáo cho những ai? Thời hạn thực hiện trong bao lâu?…

2. Phân tích các nhiệm vụ: Công việc đó gồm những nhiệm vụ cụ thể như nào? Các cách thức thực hiện ra sao? Yêu cầu về khối lượng, chất lượng và tiến độ công việc thế nào?

3. Phân tích phạm vi ảnh hưởng: Công việc có những yêu cầu gì về cơ sở vật chất, máy móc thiết bị, công nghệ như thế nào? Có phải ra những quyết định hay không? Có liên quan đến tài chính và tài sản gì không? …

4. Phân tích tính chất công việc: Công việc đó có yêu cầu về thể lực, trí lực thế thế nào? Có tính chất nguy hiểm hay không? Có thường làm đêm hoặc làm trong môi trường độc hại, dưới nước, trên cạn hay trên không?…

5. Phân tích yêu cầu về năng lực: Công việc đó cần những người có kiến thức, kỹ năng, thái độ hay tố chất thế nào?

Bước 2: Xác định tiêu chuẩn trong bộ tiêu chuẩn năng lực

Các nội dung chính trong bộ tiêu chuẩn năng lực gồm:

1. Xác định từng tiêu chuẩn năng lực:

Qua bước phân tích công việc, chúng ta xác định được tiêu chuẩn năng lực cho từng  công việc trong công ty. Tập hợp tiêu chuẩn năng lực được gọi là bộ tiêu chuẩn năng lực (bao gồm: kiến ​​thức, kỹ năng, thái độ hay  tố chất cần có của người thực hiện công việc) hoặc tiêu chí năng lực cốt lõi, trong đó:

• Kiến thức là  hiểu biết. Sự hiểu biết này có thể đạt được thông qua đào tạo hoặc tự học qua sách báo, giao tiếp, công việc … Do đó, kiến ​​thức không liên quan gì đến  bằng cấp hay chức danh như đối với chúng ta vẫn nghĩ lâu nay. Vì vậy, khi nói đến yêu cầu  năng lực, không cần  phải nói đến bằng cấp như trường hợp của nhiều đơn vị.

• Các kỹ năng là khả năng thực hiện việc nào đó một cách thuần thục. Trên thực tế, có những người  rất hiểu biết (biết  nhiều) nhưng lại thiếu học thức, kỹ năng nên không làm được gì, ngược lại có  người  biết rất ít (thiếu kiến ​​thức) nhưng chẳng nhận được gì. giáo dục. , vì vậy chúng hoạt động rất hiệu quả. Vì vậy, kỹ năng mới là một phần quan trọng của tiêu chuẩn năng lực. Ngày nay, nhiều yêu cầu về kỹ năng  hiện tại của chúng ta chỉ tập trung vào bằng cấp. Nếu bạn có trình độ thấp thì tìm  người không đạt yêu cầu về trình độ sẽ không thể đáp ứng được yêu cầu công việc.

• Tố chất/ thái độ: Thế giới con người được chia thành 32 nhóm tính cách (đặc điểm), mỗi nhóm phù hợp với một nghề hoặc  nhóm nghề. Nếu chúng ta tìm được và tổ chức một người có tố chất phù hợp với công việc, người đó sẽ rất dễ dàng thành công và phát triển nhanh chóng. Ngược lại, người này dù có kiến ​​thức, kỹ năng tốt nhưng vẫn  loay hoay ở mức “đáp án” để đạt yêu cầu. Vì vậy, yêu cầu về  chất lượng đóng vai trò cực kỳ quan trọng quyết định sự thành công của nhà quản lý trong việc lựa chọn người và tổ chức nơi làm việc.

Sau khi xác định được các tiêu chuẩn năng lực, bước tiếp theo là xây dựng thang năng lực, xác định cấp độ chuẩn xác của từng tiêu chí năng lực.

2. Xây dựng thang năng lực

Việc xác định thang năng lực của tổ chức có bao nhiêu cấp độ là hoàn toàn  chủ quan của người lãnh đạo. Thông thường, một thang điện dung có từ 4 đến 10 bậc. Càng nhiều bước, việc đánh giá  càng trở nên chi tiết hơn. Tuy nhiên, việc xây dựng  thang điện dung tối đa 10 bậc sẽ khá phức tạp, thang điện dung 4 đến 5 bậc là phù hợp nhất.

3. Xác định trọng số

Trọng số năng lực là hệ số đánh giá các mức độ quan trọng của một tiêu chí năng lực. Thông thường, trọng số  chỉ từ 1 đến 4. Ví dụ, đối với vị trí Giám đốc điều hành, tiêu chí kiến ​​thức “hoạch định chiến lược” là quan trọng nhất và công ty đặt trọng số là 4. Tiêu chí tri thức “nguồn nhân lực” ít quan trọng hơn và có trọng số  2.

Như vậy là chúng ta đã có bộ tiêu chuẩn năng lực.

Một nội dung  rất quan trọng khác nhưng thường bị bỏ qua là xác định thước đo của tiêu chí năng lực, vì mỗi tiêu chí có thể có nhiều thước đo nếu chúng ta không xác định thước đo và thông tin đầy đủ cho các thành viên  một cách hợp lý khi đánh giá. Tôi sẽ lại bối rối như kiểu “ông nói gà, bà nói vịt”.

Vì vậy, cần  xác định mức độ phù hợp  khi đã xây dựng  tiêu chí năng lực, mức độ này có thể thay đổi tùy theo mức độ phát triển và mục tiêu của công ty.

Bước 3: Xem xét văn hóa và tính đặc thù của doanh nghiệp

Đây là phần rất quan trọng nhưng lại ít được các công ty chú ý nên các bộ tiêu chuẩn kỹ năng  và từ điển kỹ năng kinh doanh  gần như giống nhau. Mặc dù các công cụ rất phong phú, các công ty và nhà quản lý vẫn gặp khó khăn trong việc đánh giá các kỹ năng. , lập kế hoạch  phát triển  nhân sự, tổ chức công việc …

Xem xét văn hóa cụ thể sẽ giúp xây dựng năng lực và từ điển thích hợp khác về khả năng lựa chọn và phát triển được những con người phù hợp mới mục tiêu của các doanh nghiệp, có thể gắn bó và thành công cùng với doanh nghiệp.

Ví dụ, một số công ty yêu cầu tất cả những người trong công ty có thể nghĩ một cách sáng tạo, có  một khát vọng lớn. Hoặc một số công ty kinh doanh ngành ẩm thực thì yêu cầu nhân viên ở mọi vị trí nào cũng phải có kỹ năng cơ bản về ẩm thực…

Bước 4: Xây dựng từ điển năng lực riêng cho doanh nghiệp

Tại thời điểm này chúng ta đã có được bộ tiêu chuẩn năng lực cho tất cả các vị trí trong công ty, tiếp theo và cuối cùng là cụ thể hóa các khái niệm, tức là xác định  các tiêu chí năng lực theo tiêu chí của từng cấp, ví dụ như thế nào là “hoạch định chiến lược ”. Khi thang đo năng lực gồm có 10 cấp độ thì định nghĩa này cũng tương đương có 10 cấp độ, thang điểm cũng là 10. Đây là công việc khá phức tạp và vất vả, thang đo năng lực của 4-5 cấp độ là đủ để sử dụng chúng.

Xây dựng bộ từ điển năng lực theo các cấp bậc cho doanh nghiệp

Mỗi tổ chức đều có một bộ từ điển năng lực riêng đặc trưng phù hợp với chiến lược kinh doanh và văn hóa doanh nghiệp đó. Đối với cấp nhân viên, các doanh nghiệp cũng cần xây dựng khung năng lực yêu cầu cho từng cấp bậc vị trí công việc cụ thể:

Toàn bộ nhân viên

• Giá trị và đạo đức: là khả năng thực hiện và hỗ trợ các nguyên tắc, giá trị của tổ chức.
• Nhận thức về tổ chức: phản ánh mức độ hiểu biết về những khía cạnh khác nhau của tổ chức bao gồm các cách thức hoạt động, cấu trúc, văn hóa doanh nghiệp và các vấn đề chính trị, xã hội, kinh tế ảnh hưởng đến doanh nghiệp.
• Dịch vụ khách hàng: là khả năng cung cấp, hỗ trợ cho khách hàng cả trước và sau khi mua hàng để họ đạt được những trải nghiệm tốt nhất.
• Giao tiếp: phản ánh khả năng trao đổi thông tin giữa các cá nhân, bao gồm nhận tiếp thông tin, nghe hiểu, phản hồi với người khác và có thể biến chúng thành các hành động.
• Đánh giá sự đa dạng: phản ánh khả năng hiểu và tôn trọng các tập quán, phong tục và giá trị của các cá nhân và nền văn hóa khác.

Người có chuyên môn 

• Tư duy phân tích: là hiểu vấn đề bằng cách tách biệt với một khối tổng thể thành những phần nhỏ để phân tích và xác định mối quan hệ giữa chúng.
• Quản lý xung đột: là thực hiện những hành động để xác định và xử lý những xung đột một cách hợp lý và công bằng 
• Quản trị rủi ro: là khả năng nhận dạng, phân tích, đo lường và đánh giá rủi ro đó, để từ đó tìm ra biện pháp kiểm soát và khắc phục hậu quả của các rủi ro liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp hiện tại.
• Tổ chức và lên kế hoạch cụ thể: là khả năng lập lên kế hoạch cũng như tổ chức thời gian một cách tối ưu để đạt được những mục tiêu lớn, song đó ưu tiên các nhiệm vụ phân bổ thời gian và nguồn lực cho doanh nghiệp.
• Làm việc nhóm và hợp tác: phản ánh khả năng làm việc hợp tác với những người khác như làm việc nhóm, hỗ trợ và hợp tác lẫn nhau.

Nhà lãnh đạo

• Tầm nhìn, tư duy chiến lược và sự đổi mới: là đặt câu hỏi về cách tiếp cận thông thường, thử nghiệm và phát triển các ý tưởng mới để giải quyết thách thức.
• Tạo dựng mối quan hệ: khả năng tìm kiếm và duy trì các mối quan hệ làm việc hay các mạng lưới quan hệ cho mục tiêu của từng doanh nghiệp. 
• Ra quyết định: là khả năng giải quyết vấn đề nhằm mục đích cuối cùng là mang lại một lựa chọn hoặc giải pháp được coi là tối ưu nhất.
• Phát triển người khác: là khả năng thúc đẩy  học tập hoặc phát triển lâu dài của nhân viên khác dựa trên nhu cầu hoạt động và mục tiêu tương lai của doanh nghiệp đó. 
• Quản trị đổi mới: là khả năng thiết lập, nuôi dưỡng và cải tiến liên tục hệ thống quản lý doanh nghiệp.

Tại sao cần xây dựng bộ từ điển năng lực?

Đối với tuyển dụng

Bộ từ điển năng lực giúp  lọc và lựa chọn các ứng viên tiềm năng cho công ty. Những tiêu chí này có thể  là khuôn úmẫu để nhà tuyển dụng thuê, phỏng vấn và lựa chọn những ứng viên thực sự phù hợp. Ngoài ra, Từ điển Kỹ năng  đóng một vai trò rất quan trọng trong việc Thu phục nhân tài. Chiến lược khởi nghiệp vì nó quyết định  chân dung của ứng viên tiềm năng mà công ty đang nhắm đến.

Đối với đào tạo nhân viên

Một bộ từ điển năng lực được chuẩn hóa sẽ là cơ sở để xác định những yếu tố còn thiếu  trong quá trình đào tạo nhân viên. Ngoài ra, nó còn là trợ thủ đắc lực trong việc tạo ra các hướng dẫn đào tạo để nâng cao khả năng đào tạo nhân viên. Kinh nghiệm kỹ thuật cao cho  nhân viên của công ty.

Đối với đánh giá năng lực nhân viên

Từ điển năng lực là chuẩn mực để đánh giá khách quan nhất có thể về kỹ năng  của nhân viên và là cơ sở để đào tạo nhân viên nội bộ,  từ đó có lộ trình thăng tiến và phát triển. Các công ty dựa vào bậc thang kỹ năng  để đề xuất mức lương, tiền thưởng, … phù hợp với trình độ kỹ năng của họ.

Lợi ích của bộ từ điển năng lực

Việc xác định và xây dựng một bộ từ điển năng lực để đánh giá các vị trí chức danh và chuyên môn khác nhau là hết sức quan trọng.

Đối với doanh nghiệp:

•         Là phương thức nhằm thúc đẩy hoàn thành mục tiêu chung một cách dễ dàng hơn: Nhờ sự kết nối năng lực toàn bộ đội ngũ trong công ty với các mục tiêu và những chiến lược phát triển của doanh nghiệp trong tương lai.

•         Khuyến khích và nâng cao hiệu suất trong  làm việc: truyền cảm hứng cũng như là  động lực cho nhân viên qua cái nhìn sâu sắc về tầm nhìn và giá trị cốt lõi thật sự của công ty.

•         Hoạch định và quản trị nhân sự một cách hiệu quả hơn: Dựa trên cơ sở năng lực tiêu chuẩn và đánh giá cơ cấu chất lượng nhân sự hiện tại, xác định mục tiêu và kế hoạch phát triển – nâng cao trình độ năng lực cho đội ngũ kế tiếp.

•         Căn cứ  vào tuyển dụng đúng người: Xác định rõ tiêu chuẩn năng lực để làm cơ sở đưa ra tiêu chí tuyển dụng phù hợp. Đảm bảo chọn được những ứng viên sở hữu các năng lực ưu tú mà công việc yêu cầu.

•         Cơ sở đánh giá: lượng hóa các tiêu chí để đánh giá khách quan và trung thực về khả năng của nhân viên. Qua đó, doanh nghiệp có thể đưa ra mức lương xứng đáng cho các nhân viên, đây là một yếu tố quan trọng để giữ nhân tài.

Đối với người lao động:

•         Giúp nhân viên có chủ động hơn: Khuyến khích khả năng tự học hỏi,tập trung phát triển những kỹ năng cần thiết cho doanh nghiệp.

•         Hỗ trợ nhân viên có quyết định tốt hơn: Thiết lập những kỹ vọng rõ ràng cho nhân viên và làm cơ sở cho họ để tự đưa ra các quyết định vươn lên trình độ cao hơn trong tương lai.

•         Giao tiếp ứng xử hiệu quả hơn: Tránh gây sự hiểu lầm do truyền thông nội bộ chưa  rõ ràng về kỳ vọng năng lực nhân viên trong doanh nghiệp. Đồng thời làm rõ hơn lộ trình phát triển của nhân viên.

Để xây dựng một từ bộ điển năng lực thì đòi hỏi người làm về nhân sự phải có một nền tảng kiến thức nhất định về quản trị và công nghệ trong kỷ nguyên 4.0 hiện nay. Đồng thời hiểu rõ tâm lý, hành vi của ứng viên cũng như có kinh nghiệm áp dụng các chuẩn năng lực.

Quy trình này có vẻ không hề dễ dàng nhưng nếu có thể xây dựng thành công một bộ từ điển năng lực dành riêng cho doanh nghiệp thì chắc chắn hiệu quả thu về sẽ vô cùng to lớn và xứng đáng.

Khó khăn trong việc xây dựng từ điển năng lực

Doanh nghiệp nên xây dựng bộ từ điển năng lực dựa trên những kinh nghiệm của những doanh nghiệp đi trước bởi quá trình xây dựng đó có thể gặp nhiều vấn đề:

• Định hướng phát triển, chiến lược kinh doanh và giá trị cạnh tranh cốt lõi không rõ ràng; mục đích, mục tiêu triển khai không cụ thể và bất khả thi
• Thiếu cam kết và sự quyết tâm của lãnh đạo, thiếu cán bộ có chuyên môn, kỹ năng và kinh nghiệm về xây dựng khung năng lực cá nhân. 
• Gặp phải những tình trạng “đẽo cày giữa đường” do các bộ phận nhân sự đảm nhận nhưng quá tải công việc trong doanh nghiệp
• Đưa ra những tiêu chuẩn năng lực quá cao hoặc quá thấp so với thực tiễn.

Một mô hình khung năng lực được tiêu chuẩn hóa sẽ hướng tới cả hai nguồn nhân lực: việc tuyển dụng ứng viên cũng như nhân viên của công ty. Trong thời đại nhân sự 4.0, cạnh tranh là điều kiện tiên quyết để quyết định lựa chọn ứng dụng. Do đó, các công ty nên tạo thư mục năng lực riêng, làm khung tham chiếu giúp lựa chọn ứng viên phù hợp và đánh giá đúng kỹ năng của nhân viên. Các khung năng lực cần có cho từng cấp độ khi đăng tuyển mà PeapleTrek đã chia sẻ trong bài viết này.