Quy trình quản lý nhân sự là gì?
Quản lý nhân sự là việc sử dụng và quản lý nguồn nhân lực của công ty một cách hợp lý và hiệu quả nhất. Vì người lao động là tài sản quý giá của công ty nên quản trị nhân lực là hoạt động cần thiết của mọi công ty trong bất kỳ lĩnh vực nào, không chỉ riêng lĩnh vực kinh tế bao gồm tuyển dụng thông minh, đào tạo, phát triển, hoạch định lực lượng lao động phù hợp và các chính sách và hoạt động giúp gắn kết nhân viên hướng tới các mục tiêu chung doanh nghiệp.
Cách xây dựng quy trình quản lý nhân sự hiệu quả trong công ty
Quản lý nhân sự là một hoạt động quan trọng trong công ty và cũng là một bài toán khó đối với các nhà quản lý khi tìm ra các giải pháp quản lý hiệu quả. Tùy thuộc vào mô hình kinh doanh, cơ cấu tổ chức và phương thức quản lý. Các công ty khác nhau có quy trình quản lý nhân sự khác nhau.
Nhìn chung, quy trình quản lý nhân lực bao gồm các hoạt động cơ bản sau:
Khâu 1: Thiết lập các quy chế và hệ thống tuyển dụng nhân sự
Quy chế quy trình quản lý nhân sự
Việc xây dựng các chính sách hợp lý và phù hợp đóng vai trò quan trọng trong việc thiết lập mối quan hệ tốt đẹp giữa nhân viên và lãnh đạo công ty. Tùy thuộc vào nhiều yếu tố mà mỗi công ty có những tiêu chuẩn quản lý riêng. Chúng khác nhau, nhưng chúng thường nhằm mục đích đảm bảo rằng nhân viên công ty cảm thấy thoải mái và làm việc trong một môi trường an toàn và tích cực với tất cả các lợi ích vật chất.
Những quy chế quản lý này bao gồm:
- Chính sách tuyển dụng: dựa trên ba nội dung cụ thể như chính sách tuyển chọn, chính sách định hướng nhân viên mới và cũng như chính sách thử việc tại công ty.
- Chính sách đào tạo, phát triển nhân lực: được thành lập nhằm tăng cường năng lực và nâng cao chất lượng đội ngũ nhân viên thông qua việc xây dựng và thực hiện các kế hoạch đào tạo và phát triển theo định hướng doanh nghiệp.
- Chính sách đãi ngộ và tiền lương: bao gồm chính sách lương thưởng như phúc lợi cho nhân viên, hình thức thanh toán, chu kỳ trả lương,…, số ngày lễ, ngày nghỉ phép và chế độ du lịch, nghỉ dưỡng cho nhân viên.
Quy chế quản lý phù hợp giúp công ty tránh được những rủi ro tiềm ẩn trong quản lý, đảm bảo công ty tuân thủ luật pháp, chính sách khuyến khích nhân viên tốt giúp công ty tạo ra lợi nhuận và thu hút nhiều nhân tài.
Hệ thống văn bản quy phạm nội bộ
Một hoạt động quan trọng và không thể thiếu trong bất kỳ quy trình quản lý nhân sự nào là thiết lập hệ thống ngữ pháp nội bộ trong công ty. Hệ thống này bao gồm các quy tắc, quy trình, quy định và tiêu chuẩn chung, các tài liệu bắt buộc trong bất kỳ công ty, lĩnh vực hoạt động hoặc hành động cụ thể nào.
Hệ thống văn bản nội bộ gồm có 2 loại sau:
- Văn bản định chế: gồm các chủ trương, chính sách, quy định, thủ tục, hướng dẫn và sổ tay.
- Văn bản cá biệt: bao gồm văn bản cá biệt thông thường (bổ nhiệm, quyết định, công văn, thông báo, quy chế,…) và văn bản trao đổi nghiệp vụ (công văn, thông báo, báo cáo, biên bản, tờ trình,…
Việc xây dựng đúng hệ thống văn bản quy phạm nội bộ rất quan trọng vì nó được coi hành lang pháp lý hỗ trợ cho việc điều hành và quản lý các hoạt động giúp người điều hành quản lý ở tầm vĩ mô mà không can thiệp vào công việc của mỗi người, giúp nội bộ nhân viên, nhân viên có thể phối hợp hoạt động, điều chỉnh đúng đắn hành vi và suy nghĩ của mình trong quá trình làm việc.
Xây dựng và phát triển văn hóa doanh nghiệp
Văn hóa công ty là toàn bộ giá trị văn hóa được hun đúc nên trong quá trình tồn tại và phát triển của công ty. Chúng trở thành các quy tắc và thông lệ quan trọng trong bất kỳ hoạt động kinh doanh nào. Văn hóa doanh nghiệp chi phối hành vi và suy nghĩ của mọi thành viên trong tổ chức trong việc theo đuổi và thực hiện các mục tiêu kinh doanh.
Mỗi công ty đều có một quy trình đào tạo và định hướng phát triển khác nhau, do đó văn hóa doanh nghiệp sẽ tạo nên sự khác biệt so với các doanh nghiệp khác. Tuy nhiên, để tạo nên sự khác biệt này cần dựa trên 2 yếu tố:
- Sứ mệnh và tầm nhìn: bao gồm các mục tiêu trong từng giai đoạn mà công ty thiết lập được trong quá trình hoạt động của mình.
- Các giá trị hiện tại mà công ty có được: bao gồm nguồn nhân lực, môi trường làm việc, hình thức và phương pháp làm việc, khách hàng, văn hóa giao tiếp.
Để xây dựng văn hóa doanh nghiệp tích cực nhằm đáp ứng quy trình quản lý nhân sự hiệu quả thì cần thực hiện những bước sau:
- Xác định quan điểm, mục tiêu và định hướng hoạt động kinh doanh.
- Soạn thảo và xây dựng các khía cạnh khác nhau của doanh nghiệp thông qua thống nhất bộ quy tắc ứng xử cho các cá nhân thuộc doanh nghiệp bao gồm quy chế, quy định, khẩu hiệu, tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi, triết lý kinh doanh, đội ngũ nhân sự.
- Đánh giá quá trình thực hiện của văn hóa doanh nghiệp.
- Củng cố và điều chỉnh phù hợp các khía cạnh của văn hóa doanh nghiệp.
Khâu 2: Thực hiện quy trình quản lý nhân sự
Bước 1: Tuyển dụng nhân sự
Đây là hoạt động đầu tiên đóng vai trò quan trọng trong quy trình quản trị nhân lực của công ty. Quy trình này được áp dụng linh hoạt tùy thuộc vào vị trí được tuyển dụng, yêu cầu chuyên môn, cơ cấu và quy định của công ty. Các hoạt động có thể khác nhau giữa các công ty và không tuân theo một khuôn khổ chung. Các nhà quản lý cần xây dựng một quy trình tuyển dụng chặt chẽ và nhất quán để đạt được hiệu quả tuyển dụng cao, với các bước chung sau:
- Lập kế hoạch tuyển dụng: vị trí tuyển dụng, thời gian tuyển dụng trong bao lâu, yêu cầu đặt ra cho ứng viên,…
- Thông báo tuyển dụng: soạn thông báo tuyển dụng và lựa chọn phương tiện truyền thông đại chúng để triển khai.
- Thu nhận và chọn lọc hồ sơ: lựa chọn hồ sơ phù hợp nhất với vị trí công việc và lên kế hoạch phỏng vấn.
- Phỏng vấn sơ bộ: hẹn lịch với những hồ sơ được chọn nhằm xác định lại các thông tin trong hồ sơ của ứng viên và tiếp tục loại trừ với hồ sơ không đạt yêu cầu.
- Kiểm tra: Kiểm tra trình độ chuyên môn của nhân viên thông qua những test tùy vào yêu cầu của vị trí tuyển dụng.
- Phỏng vấn tuyển chọn: khai thác thêm thông tin về nhân viên và thương lượng vấn đề lương thưởng, chế độ của công ty.
- Tập sự thử việc: ứng viên cần trải qua những thử thách thực tế trong giai đoạn thử việc để nhà tuyển dụng đánh giá xem có đáp ứng với nhu cầu công việc hay không.
- Quyết định tuyển dụng: Nhà tuyển dụng lựa chọn ứng viên phù hợp nhất, tiến hành ký kết hợp đồng, giải thích và trả lời câu hỏi của ứng viên.
Bước 2: Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực
Trên thực tế, cạnh tranh giữa các công ty thực chất là cạnh tranh về chất lượng nguồn nhân lực. Với tầm quan trọng này, giáo dục và phát triển nguồn nhân lực được coi là một chiến lược đầu tư. Thực hiện lâu dài, có kế hoạch và nhất quán và cũng nhờ đó người lao động hiểu rõ hơn về tính chất công việc, nắm vững và cập nhật những kiến thức, kỹ năng mới quan trọng nhất. Từ đó người lao động phát huy được tinh thần trách nhiệm và động lực làm việc, tăng khả năng thích ứng với môi trường công nghệ và yêu cầu công việc luôn thay đổi để họ có cơ hội thăng tiến hơn. Điều này đòi hỏi các công ty phải có một quy trình đào tạo và phát triển nhân viên hiệu quả, bao gồm các bước sau:
Xác định nhu cầu đào tạo
Có 3 cách tiếp cận giúp xác định nhu cầu đào tạo cụ thể như sau:
- Phân tích ở mức độ tổ chức: bao gồm xác định sự ủng hộ và hỗ trợ từ nhà lãnh đạo, đồng sự, chiến lược của tổ chức và các nguồn lực cho đào tạo.
- Phân tích ở mức độ thực hiện: bao gồm phát triển danh mục các nhiệm vụ, nhân dạng các kiến thức, kỹ năng, thái độ cần thiết cho công việc.
- Phân tích ở mức độ cá nhân: thông qua đánh giá kết quả công việc, kiến thức, năng lực và thái độ của từng cá nhân giúp nhận ra những vấn đề khác nhau trong công tác đào tạo.
Để đánh giá nhu cầu đào tạo có thể thực hiện nhiều phương pháp khác nhau như phỏng vấn, phiếu điều tra, kiểm tra phân tích những vấn đề của nhóm làm việc, thông qua phân tích các báo cáo công việc, đánh giá kết quả công việc.
Xác định đúng mục tiêu, nhu cầu đào tạo giúp nâng cao hiệu quả của công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực hơn, tạo điều kiện nhân viên phát triển và thể hiện năng lực cá nhân đáp ứng đúng nhu cầu của công việc.
Xây dựng chương trình đào tạo
Chương trình đào tạo là hệ thống những môn học, bài giảng giúp truyền tải đúng kiến thức, kỹ năng cần thiết cho nhân viên phù hợp với mục tiêu đào tạo đã đề ra. Khi thiết thế một chương trình đào tạo cần cân nhắc những yếu tố sau:
- Xác định đúng nội dung đào tạo và sắp xếp, phân loại theo một hệ thống phù hợp.
- Xây dựng các nguyên tắc về phản hồi, thực hành, ý nghĩa của việc đào tạo với nhân viên, sự tham gia và sự ứng dụng những điều học được.
- Cân nhắc số lượng học viên phù hợp với chương trình đào tạo.
- Cân nhắc về giới hạn của tổ chức như vấn đề tài chính, cán bộ giảng dạy, thời gian, các phương tiện cần thiết để quyết định đào tạo tại công ty hay từ bên ngoài.
- Xác định các phương pháp đào tạo phù hợp ứng với những nội dung đào tạo khác nhau bao gồm đào tạo tiếp nhận thông tin, đào tạo kỹ năng, đào tạo thay đổi kỹ năng và thái độ giao tiếp.
Thực hiện việc đào tạo
Mục tiêu của quá trình đào tạo là thay đổi, nâng cao kiến thức, kỹ năng, hành vi và thái độ của học viên. Với những mục tiêu và mức độ đào tạo khác nhau sẽ có những phương pháp phù hợp khác nhau:
- Đào tạo nhà quản trị, chuyên viên: phương pháp nghiên cứu tình huống, phương pháp hội nghị, thực tập sinh, kỹ thuật nghe nhìn, trò chơi quản trị, mô hình ứng xử, đào tạo bàn giấy,…
- Đào tạo nhân viên trực tiếp sản xuất/nhân viên nghiệp vụ: đào tạo học nghề, kèm cặp tại chỗ, đào tạo chính quy hay phương pháp sử dụng dụng cụ mô phỏng,…
Đánh giá chương trình đào tạo
Bước cuối cùng trong quy trình đào tạo và phát triển nguồn nhân lực là đánh giá kết quả chương trình đào tạo sau khi triển khai thông qua xem xét những vấn đề sau:
- Phản ứng, thái độ của người học.
- Kết quả học tập.
- Cách áp dụng kết quả học tập.
- Ảnh hưởng từ kết quả đào tạo đến tổ chức.
- Nhu cầu học tập của học viên trong tương lai.
Bước 3: Hoạch định nguồn nhân lực trong quy trình quản lý nhân sự
Được thực hiện song hành với quy trình đào tạo và phát triển nguồn nhân lực, hoạch định nguồn nhân lực đóng vai trò quan trọng khi xem xét một cách có hệ thống các nhu cầu về nguồn nhân lực để vạch ra kế hoạch đảm bảo việc tuyển dụng, đào tạo và sử dụng đúng người, đáp ứng đúng nhu cầu của công việc, đúng thời điểm để thực hiện các mục tiêu của tổ chức.
Việc có quy trình hoạch định đúng đắn sẽ giúp tăng sự phối hợp hoạt động giữa mọi người trong tổ chức gắn liền với mục tiêu chung đã đề ra, tăng năng suất làm việc và dự báo về các nhu cầu về nhân lực của tổ chức trong tương lai.
Quy trình hoạch định nguồn nhân lực gồm những bước cần thực hiện sau:
Dự báo nhu cầu nguồn nhân lực
Nhà quản lý cần xác định những vấn đề sau:
- Mục tiêu kinh doanh cụ thể, rõ ràng.
- Những công việc, hoạt động kinh doanh, sản xuất cần thực hiện.
- Chi tiết sản phẩm, dịch vụ cần sản xuất và quy mô thực hiện.
Từ những dữ liệu trên, xác định số lượng nhân viên cần cho từng vị trí, chất lượng nhân viên (phẩm chất, kỹ năng) đáp ứng đúng nhu cầu công việc và thời gian mà doanh nghiệp cần nguồn nhân lực trên.
Phân tích thực trạng nguồn nhân lực
Đây là bước mà doanh nghiệp tiến hành phân tích ưu và nhược điểm của nguồn nhân lực hiện có để đưa ra những quyết định điều chỉnh sáng suốt thông qua xem xét những vấn đề sau:
- Về mặt hệ thống: xem xét về số lượng và chất lượng nhân viên (kỹ năng, kinh nghiệm, phẩm chất, năng lực), xem xét về cơ cấu tổ chức (loại hình hoạt động, trách nhiệm, quyền hạn, mối quan hệ) và chính sách quản lý nguồn nhân lực.
- Về mặt quá trình: xem xét mức độ thỏa mãn của nhân viên với công việc, phong cách quản lý, môi trường làm việc, những hoạt động, thách thức trong quản trị nguồn nhân lực.
Ra quyết định điều chỉnh nguồn nhân lực
Sau khi phân tích rõ ràng, nhà quản lý cần so sánh nhu cầu về nhân lực với thực trạng nguồn nhân lực hiện tại của công ty để đưa ra quyết định và đề giải pháp điều chỉnh nguồn nhân lực phù hợp để tránh tình trạng dư thừa hay thiếu hụt nhân lực.
Lập kế hoạch thực hiện
Sau khi đã có kế hoạch điều chỉnh hợp lý, nhà quản lý tiến hành triển khai những hoạt động liên quan đến kế hoạch tuyển dụng, kế hoạch bố trí lại cơ cấu tổ chức, đề bạt cơ hội thăng tiến và kế hoạch tinh giảm nhân lực một cách phù hợp, không gây sự bất mãn đối với nhân viên.
Đánh giá kế hoạch quy trình quản lý nhân sự
Bước cuối cùng trong hoạt động hoạch định nguồn nhân lực chính là đánh giá lại kết quả quá trình thực hiện kế hoạch liên quan đến những sai sót phát sinh so với mục tiêu ban đầu, phân tích nguyên nhân và đề ra những giải pháp giải quyết và có kế hoạch rút kinh nghiệm, điều chỉnh phù hợp hơn trong những kế hoạch hoạch định sau.
Quản lý nhân sự không phải là một công việc dễ dàng, đòi hỏi nhà quản lý không ngừng học hỏi nhiều kiến thức chuyên môn và phát triển kỹ năng cần thiết thông qua những tình huống thực tế phát sinh tại doanh nghiệp liên quan đến nhân sự. Với những chia sẻ trên về các xây dựng quy trình quản lý nhân sự trong công ty, PeopleTrek hy vọng rằng bạn sẽ có những thông tin cần thiết và áp dụng một cách phù hợp.
Recent Comments