Trước sức ép hội nhập kinh tế sâu rộng như hiện nay, việc tái cấu trúc doanh nghiệp đang nhận được rất nhiều sự quan tâm. Đặc biệt là đối với các công ty đang trong tình trạng khó khăn cần tìm giải pháp để thoát ra khỏi giai đoạn khủng hoảng và cải thiện tình hình hoạt động. Đây là yếu tố vô cùng quan trọng giúp công ty nâng cao hiệu quả hoạt động và tiết kiệm được chi phí. Tái cấu trúc là gì? Khi nào một doanh nghiệp nên tái cấu trúc? Hãy cùng PeopleTrek tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé!
Tái cấu trúc là gì?
Tái cấu trúc doanh nghiệp là quá trình tổ chức, sắp xếp lại công ty dựa trên nền tảng cấu trúc cũ, nhằm thay đổi cấu trúc và phương thức làm việc để khắc phục những điểm yếu bên trong. Đồng thời, việc tái cấu trúc giúp doanh nghiệp “refresh” để hoạt động hiệu quả hơn trong tương lai dựa theo tầm nhìn, sứ mệnh và định hướng trước đó của doanh nghiệp.
Có thể áp dụng tài cấu trúc cho toàn bộ doanh nghiệp hoặc chỉ tổ chức lại một phần như nhân sự, vận hành, cơ cấu tổ chức, chiến lược kinh doanh… tùy theo điều kiện và nhu cầu của mỗi doanh nghiệp. Ví dụ, nếu một công ty gặp vấn đề về cơ cấu nhân sự và các bộ phận khác vẫn hoạt động bình thường, công ty sẽ chỉ xem xét tái cấu trúc về mặt nhân sự.
Tuy nhiên, hai khái niệm tái cấu trúc và tái lập doanh nghiệp là hoàn toàn khác nhau. Để doanh nghiệp có hướng đi đúng đắn, cần hiểu rõ và phân biệt rõ ràng hai khái niệm. Khái niệm tái lập rộng hơn là tái cấu trúc, nó bao gồm việc xây dựng, cải cách và thiết lập dựa trên một nền tảng hoàn toàn mới. Còn tái cấu trúc là việc cải thiện, sắp xếp lại các vấn đề nội bộ dựa trên các định hướng, nguyên tắc cơ bản hiện có.
Tại sao doanh nghiệp cần tái cấu trúc?
Về cơ bản, việc tái cấu trúc doanh nghiệp phải được kiểm tra thường xuyên, nếu không sự mất cân đối trong hệ thống có thể xảy ra bất cứ lúc nào. Tuy nhiên, vấn đề này cũng được hình thành bởi những lý do sau:
- Các công ty phải tái cấu trúc do áp lực từ bên ngoài để thích ứng với môi trường kinh doanh đang có những sự thay đổi.
- Do áp lực nội tại đòi hỏi phải tái cơ cấu để đáp ứng quy mô tăng trưởng và phát triển của doanh nghiệp.
- Tái cơ cấu do các áp lực bên trong và bên ngoài.
Khi nào cần phải tái cấu trúc doanh nghiệp?
Khi một tổ chức phải đối mặt với nhiều vấn đề trong cơ cấu tổ chức khiến nó hoạt động không hiệu quả, thậm chí đình trệ, có nguy cơ phá sản. Hay nhiều nguyên nhân là do vấn đề cơ cấu sai, bất hợp lý, kém hiệu quả. Do đó, việc tái cơ cấu đã được đặt ra thậm chí là rất cấp bách. Cụ thể như sau:
- Doanh nghiệp không xác định nổi kế hoạch và chiến lược.
- Ban lãnh đạo làm việc không đạt hiệu quả.
- Cơ cấu tài chính chưa chuẩn mực và phù hợp, thiếu các công cụ, hệ thống kiểm soát cần thiết.
- Quản trị nguồn nhân sự còn yếu kém.
- Sự phối hợp hoạt động trong nội bộ doanh nghiệp chưa đạt hiệu quả do cơ cấu tổ chức chưa hợp lý.
Những dấu hiệu thường gặp cho thấy một doanh nghiệp cần thực hiện tái cấu trúc có thể chia thành 4 nhóm chính:
Dấu hiệu thuộc nhóm bề mặt
Đây là những dấu hiệu mà các doanh nghiệp có thể dễ dàng phát hiện bằng cách xem các báo cáo cụ thể. Những dấu hiệu dễ nhận thấy nhất bao gồm doanh số sụt giảm, mất lợi thế cạnh tranh, thị phần bị thu hẹp, tài sản bị thất thoát, hoạt động trì trệ… Đây là những dấu hiệu rõ ràng nhất cho thấy doanh nghiệp cần được tái cấu trúc.
Dấu hiệu thuộc nhóm cận mặt
Dấu hiệu của nhóm cận mặt gồm các biểu hiện liên quan trực tiếp đến kết quả kinh doanh. Chẳng hạn như chính sách kinh doanh không tốt, thiếu sự phối hợp đồng bộ giữa các bộ phận, chất lượng sản phẩm giảm sút, khách hàng phàn nàn, khiếu nại nhiều, hoạt động marketing và bán hàng không hiệu quả, tồn kho cao,…
Nhóm này đòi hỏi người quản trị phải mất nhiều thời gian để xác định. Các doanh nghiệp cần phải quyết đoán trong việc tái cấu trúc khi xác định rõ được vấn đề nằm ở đâu.
Dấu hiệu thuộc nhóm lớp giữa
Các dấu hiệu thuộc nhóm này thường có tác động gián tiếp khiến cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trì trệ:
- Nguồn nhân lực kém hiệu quả, không có kế hoạch, mục tiêu công việc không rõ ràng, không có sự phối hợp giữa các phòng ban, chức năng chồng chéo giữa các bộ phận, quản lý thụ động, không có khả năng quản lý, không giải quyết được các vấn đề.
- Nhân viên thay đổi liên tục hoặc “ổn định” theo cách chỉ toàn người cũ, cơ chế phân quyền yếu kém, mọi thứ đều do sếp quyết định,…
Có thể doanh nghiệp vẫn đang tăng doanh số và phát triển đều đặn, nhưng nhân sự giỏi sẽ bù đắp cho phần công việc cho người yếu kém nên nhà quản trị khó nhận thấy điều này.
Dấu hiệu thuộc nhóm lớp sâu
Đây là những biểu hiện khó phát hiện nhất, vì nó phụ thuộc vào ban lãnh đạo cấp cao của mỗi doanh nghiệp, không nhìn thấy ở các hoạt động sản xuất kinh doanh hàng ngày.
Những dấu hiệu thường thấy như:
- Công ty không có triết lý kinh doanh, mục tiêu dài hạn, văn hóa, tầm nhìn và giá trị cốt lõi.
- Ban lãnh đạo định hướng sai hướng, không thấy được những nguy cơ tiềm ẩn khi xây dựng chiến lược cho công ty, chỉ đặt ra những mục tiêu ngắn hạn mà không tính đến tương lai dài hạn của công ty;
- Các hoạt động của doanh nghiệp chỉ có chiến thuật, tác nghiệp nhưng không có chiến lược,…
Những vấn đề cần phải giải quyết khi thực hiện tái cấu trúc
Tái cấu trúc cơ bản doanh nghiệp:
- Nghiên cứu, đánh giá mô hình cơ cấu hiện tại (phù hợp, chưa hợp lý).
- Thiết lập mô hình cấu trúc công ty mới.
- Quy định trách nhiệm và quyền hạn của từng bộ phận, mô tả công việc cho từng cá nhân.
- Thiết lập hệ thống quản lý toàn diện (nội quy, quy định, tiêu chuẩn, thủ tục, biểu mẫu), đào tạo triển khai.
- Vận hành và duy trì hệ thống quản lý mới,…
Tái cấu trúc toàn diện doanh nghiệp:
- Bao gồm các nhiệm vụ của tái cấu trúc cơ bản doanh nghiệp, cộng thêm xây dựng lại chính sách quản lý nhân sự và hành chính.
- Tái thiết lập chính sách tiếp thị, kinh doanh và chính sách quản lý cung ứng.
- Phục hồi chính sách sản xuất và kỹ thuật.
- Khôi phục các chính sách kế toán và quản lý tài chính.
- Đặt lại các chính sách quản lý khác.
Các bước để tiến hành tái cấu trúc doanh nghiệp
Tái cấu trúc doanh nghiệp hiệu quả gồm 5 bước cơ bản sau:
1. Xác định rõ tình trạng hiện tại của doanh nghiệp
Trong 5 bước tái cấu trúc doanh nghiệp, xác định rõ tình trạng hiện tại là bước bắt buộc phải có trong quá trình thực hiện tái cấu trúc doanh nghiệp. Các doanh nghiệp cần hiểu và xác định rõ tình trạng cẩu thả, trì trệ, lỏng lẻo đang diễn ra ở đâu, bộ phận nào đang hoạt động chưa hiệu quả thì mới có thể lập kế hoạch tái cấu trúc được.
Sau khi xác định chính xác tình hình hiện tại của doanh nghiệp thì mới có thể đề ra mục tiêu và phạm vi cụ thể của việc tái cấu trúc. Ngoài mục tiêu chung, phần mục tiêu còn có các mục tiêu cụ thể cho từng nhóm, bộ phận.
Phạm vi tái cấu trúc phải bao quát hết các lỗ hổng trong cơ cấu, hệ thống, hoạt động. Tùy thuộc vào tình hình hiện tại của doanh nghiệp mà phạm vi này được tính đến, nó có thể chỉ là một vài lĩnh vực hoặc toàn bộ doanh nghiệp.
2. Lập bản kế hoạch và thiết kế chi tiết
Việc thực hiện tái cấu trúc doanh nghiệp là một quá trình mà mỗi bước đều có thể ảnh hưởng đến kết quả của cả quá trình, vì vậy việc lập một kế hoạch và thiết kế chi tiết là vô cùng quan trọng.
Ngoài ra, đây là một quá trình nên mọi thứ phải được thực hiện theo thứ tự. Do đó, các tổ chức cần xác định các lĩnh vực có thể được triển khai càng sớm càng tốt để theo dõi tiến độ và theo kịp với nhu cầu kinh doanh, mức độ và tình trạng khẩn cấp của doanh nghiệp.
3. Xác lập phương thức tiếp cận
Một yếu tố không thể bỏ qua đó là phương pháp tiếp cận. Nếu một cách tiếp cận không phù hợp được thực hiện, việc tái cấu trúc sẽ bị đình trệ và kéo dài. Ngoài ra, các công ty cũng nên đưa ra giải pháp, chiến lược và kế hoạch thực hiện theo kiểu cuốn chiếu. Điều này giúp các công ty có được sự rõ ràng về khi thực hiện việc tái cấu trúc.
4. Triển khai kế hoạch theo từng bước
Có kế hoạch liên tục, công ty nên bắt đầu thực hiện từng bước, không nên quá vội vàng dẫn đến kém hiệu quả. Sau khi hoàn thành từng bước của kế hoạch, cần liên tục đánh giá hiệu quả, kiểm tra xem nó đã phù hợp chưa và ở đâu cần được điều chỉnh.
5. Vận hành hệ thống mới và đánh giá định kỳ
Sau khi hoàn thành tất cả các bước trong kế hoạch, doanh nghiệp bắt đầu vận hành toàn bộ hệ thống mới. Trong quá trình này, cần phải đánh giá thường xuyên để biết được việc tái cơ cấu này có hiệu quả như thế nào và nó có mang lại chất lượng và phù hợp với mục tiêu như đã đề ra hay không.
Tái cấu trúc là hoạt động cần thiết cho tất cả các doanh nghiệp, tổ chức nếu họ muốn việc kinh doanh của mình hiệu quả hơn. Hy vọng qua bài viết trên đã giúp bạn hiểu rõ hơn về tái cấu trúc là gì, có thể nhìn nhận, đánh giá được tình trạng hiện tại và đưa ra được giải pháp phù hợp cho doanh nghiệp của mình. Hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn thành công khi áp dụng việc cái cấu trúc vào doanh nghiệp!
Recent Comments