Trong quản trị nhân sự, quy trình đánh giá nhân viên là yếu tố vô cùng quan trọng. Quy trình hiệu quả sẽ đảm bảo tính minh bạch, công bằng và tăng trưởng hiệu quả làm việc của nhân viên. Đó là những công việc của người làm nhân sự, người quản lý và cũng là chìa khóa giúp doanh nghiệp phát triển. Hãy theo dõi bài viết dưới đây để thuận lợi hơn trong quá trình xây dựng, phát triển doanh nghiệp bạn nhé.
Đánh giá nhân viên là gì?
Đánh giá nhân viên hay còn được gọi là đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên là việc thực hiện các rà soát, kiểm tra, đánh giá về nhiều mặt: hiệu quả công việc, quan hệ nhân viên, thái độ làm việc,… để giúp các cấp quản lý nắm bắt, nhìn nhận một cách chính xác năng lực và tiến độ hoàn thành mục tiêu công việc của nhân viên, từ đó đưa ra khen thưởng và xử phạt hoặc định hướng phát triển phù hợp. Việc đánh giá dựa trên cơ sở nhân viên hoàn thành đúng công việc, thời điểm và tạo ra được giá trị cho doanh nghiệp hay không.
Tại sao doanh nghiệp cần có quy trình đánh giá nhân viên?
Hệ thống nhân sự được coi là tài sản quan trọng nhất của công ty, công ty nào cũng cần có quy trình đánh giá nhân viên để đảm bảo tính công bằng và minh bạch; đồng thời thúc đẩy sự phát triển và thúc đẩy tinh thần của nhân viên trong tổ chức.
Việc đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên vẫn vô cùng cần thiết cho sự phát triển chung của công ty. Khi quá trình quản lý kết thúc và hiệu quả thông qua quá trình đánh giá nhân viên, công ty sẽ đánh giá khả năng đóng góp cũng như năng suất làm việc của từng nhân viên. Từ đó, nhà quản lý có cơ sở để xây dựng các chính sách biểu dương, khen thưởng, hoặc kỷ luật phù hợp. Với quy trình đánh giá nhân viên minh bạch và có mục tiêu, bạn sẽ giúp nhân viên của mình đặt ra mục tiêu để làm việc chăm chỉ hơn.
Khi người lãnh đạo đánh giá khách quan, minh bạch, đúng người sẽ động viên những người làm tốt ở lại phấn đấu làm tốt hơn. Những người chưa tốt thì nỗ lực phấn đấu để đạt được kết quả tốt. Khi đó công ty sẽ xây dựng một đội ngũ nhân sự vừa giỏi chuyên môn vừa có đạo đức. Đó sẽ là lực lượng giúp công ty ngày càng phát triển và cạnh tranh với các đối thủ.
Mục đích của quy trình đánh giá nhân viên nhân viên là đo lường hiệu quả công việc bằng cách sử dụng các thước đo định lượng cần thiết để thu thập thông tin về nhân viên. Thông tin này cung cấp cho các nhà quản lý các thước đo về chất lượng công việc. Nó cũng là một công cụ để xác định xem các kỹ năng của nhân viên có phù hợp với vị trí hiện tại của họ hay không.
Doanh nghiệp có lợi ích gì?
Quy trình đánh giá nhân viên giúp nhà quản lý đạt được nhiều lợi ích như:
- Xác định thực tế quá trình làm việc của nhân viên.
- Có nhiều lý do và mục tiêu cụ thể hơn để xây dựng kế hoạch phát triển, kế hoạch kinh doanh và phát triển nguồn nhân lực.
- Làm căn cứ để điều chỉnh kế hoạch, mục tiêu khi cần thiết.
- Có thể kiểm soát được tiến độ hoàn thành mục tiêu công việc.
Các bước quy trình đánh giá nhân viên
1. Xây dựng mẫu đánh giá nhân viên
Đánh giá kết quả công việc phải được tiến hành một cách công bằng, nhất quán và khách quan để bảo vệ quyền lợi và lợi ích của nhân viên. Một cách để đảm bảo tính nhất quán là sử dụng biểu mẫu đánh giá tiêu chuẩn, mỗi mẫu chỉ nên tập trung vào một số yếu tố nhất định. Mẫu đánh giá này cần quy định rõ ràng các tiêu chí đánh giá.
Các yếu tố cần được đưa vào để đánh giá nhân viên là: kỹ năng, kiến thức chuyên môn, thái độ và thói quen khi làm việc, chất lượng, năng xuất,… Đối với mỗi yếu tố này, người đánh giá cần ấn định những thang điểm khác nhau để lựa chọn (quá thấp so với yêu cầu, dưới mức yêu cầu, đạt yêu cầu, vượt yêu cầu, vượt xa yêu cầu).
Với vị trí quản lý ngoài yếu tố thực hiện công việc, cần đánh giá thêm các yếu tố khác như khả năng lãnh đạo, làm việc với con người, khả năng ra định hướng, tư duy chiến lược và giải quyết vấn đề. Có thể tạo riêng một mẫu đánh giá hoặc thêm một phần riêng trong mẫu đánh giá chuẩn cho vị trí quản lý.
2. Xác định rõ ràng các chỉ số đánh giá
Việc xác định các chỉ số đánh giá giúp tiết kiệm thời gian và công sức khi điền vào phiếu đánh giá nhân viên, chỉ cần nhìn vào số liệu thống kê người quản lý đã thấy được kết quả đánh giá nhân sự một cách đơn giản và rõ ràng. Các chỉ số này dựa trên mô tả công việc của từng vị trí, theo đó mà yêu cầu rõ ràng số lượng hay chất lượng
Ví dụ, nhân viên lễ tân sẽ có nhiệm vụ là nhập và cập nhật dữ liệu của khách hàng đăng kí vào hệ thống. Chỉ số đánh giá của nhân viên này sẽ là số lượng dữ liệu được cập nhật mỗi ngày và tỉ lệ lỗi. Nên thống nhất với phòng ban và bộ phận của nhân viên để đưa ra một con số làm mục tiêu cụ thể.
| Mô tả công việc | Chỉ tiêu số lượng (theo ngày) | Chỉ tiêu chất lượng |
| Trả lời cuộc gọi đến | 100 – 120 | Trả lời trong vòng tối đa 3 hồi chuông |
| Ghi chú tin nhắn thoại | 10 – 20 | Ghi chú lại các tin nhắn thoại, không lỗi quá 5% nội dung |
| Chào đón khách đến theo hẹn trước | 30 – 40 | Chào đón khách trong vòng 30s kể từ khi khách đến quầy, thái độ niềm nở |
| Nhập thông tin khách mới / Cập nhật thông tin khách lên hệ thống | 10 – 20 | Nhập thông tin, không lỗi quá 3% nội dung |
Tuy nhiên, không phải yếu tố nào cũng có thể được đo lường định lượng trên, chẳng hạn như thái độ nhân viên. Đừng nên chỉ ra thái độ một nhân viên cần có, thay vào đó nên ghi chú lại các hành vi thể hiện thái độ tích cực/tiêu cực của nhân viên cùng với kết quả mà nó gây ra.
Để xác định các chỉ số và xây dựng bộ chỉ tiêu đánh giá nhân viên, cần tiến hành các bước sau:
- Xem lại mô tả công việc của từng vị trí
- Xác định các yêu cầu nhiệm vụ chính của từng vị trí có thể đo lường được
- Làm việc với nhân viên và quản lý của các bộ phận để thu thập thông tin các định lượng, kiểm tra mẫu quá khứ, từ đó thống nhất các chỉ số để thiết lập chỉ tiêu cho từng bộ phận.
- Theo dõi tiến độ thực hiện các chỉ tiêu đã đặt ra.
3. Quy định cách thức nghiệm thu kết quả đánh giá
Nghiệm thu là kết quả của cả quá trình đánh giá nhân viên, vì vậy, trước khi bắt đầu đánh giá hãy chắc chắn rằng tất cả mọi người đã hiểu cách thức nghiệm thu: đưa ra nhận xét như thế nào? Nhận xét về cái gì? Tạo thảo luận như thế nào?
Một số lời khuyên cho nhà quản lý khi tiến hành nghiệm thu:
- Đưa ra nhận xét về cả điểm mạnh và điểm yếu của nhân viên. Không nên nhận xét theo cảm tính dẫn đến tình trạng nhân viên cảm thấy bất mãn hoặc bị đề cao quá đá.
- Đề xuất ra hướng cải thiện cho nhân viên khi góp ý điểm yếu của họ. Chỉ ra rõ nhân viên cần cải thiện như thế nào và nhận được hỗ trợ gì để cải thiện điểm yếu đó.
- Chỉ rõ cho nhân viên thấy đâu là cái chấp nhận được, đâu là cái cần sửa đổi ngay. Sau đó xây dựng kế hoạch theo dõi quá trình cải thiện, đánh giá lại nhân viên.
- Sau khi đánh giá khuyến khích nhân viên phản hồi, đưa ra ý kiến của mình, đồng tình hay không đồng tình, có đề xuất gì cho quá trình cải thiện hay không.
4. Ban hành chính sách, chế độ thưởng phạt cụ thể
Bất chấp việc đánh giá hiệu suất kỹ lưỡng và thảo luận về các cải tiến, một số nhân viên sẽ tiếp tục làm việc kém hiệu quả. Vì vậy, cần có những chính sách thưởng phạt cụ thể, rõ ràng mà nhân viên phải tuân theo. Nếu năng suất cải thiện đáng kể thì nên khen thưởng xứng đáng, ngược lại nếu vẫn không có dấu hiệu cải thiện năng suất thì phải cảnh cáo, kiểm điểm bằng lời nói hoặc văn bản hoặc có thể hợp đồng.
5. Tiến hành đánh giá nhân viên, nghiệm thu kết quả và định hướng phát triển
Thông thường các doanh nghiệp sẽ tiến hành đánh giá tất cả các nhân viên vào cùng một thời điểm trong năm. Tuy nhiên, cũng có một số khác có thể tiến hành đánh giá nhân viên trong vòng 30 ngày sau một khoảng thời gian làm việc nhất định. Các doanh nghiệp có thể đánh giá nội bộ nhân sự từ 6 đến 12 tháng 1 lần vì đây là khoảng thời gian đủ dài để các nhân viên thể hiện và cải thiện bản thân.
Cho dù quyết định thời gian tiến hành đánh giá và nghiệm thu kết quả như thế nào thì cũng phải đảm bảo thực hiện đúng thời hạn. Thông qua kết quả đánh giá,người quản lý sẽ có cái nhìn toàn diện hơn về hệ thống nhân sự của doanh nghiệp. Từ đó, sẽ có những điều chỉnh định hướng sao cho phù hợp với sự phát triển của doanh nghiệp.
Những khó khăn trong quy trình đánh giá nhân viên
Trong quá trình xây dựng các tiêu chí để đánh giá nhân viên, nhà quản lý có thể sẽ gặp một số khó khăn như sau:
- Không hiểu nhân viên đang làm gì: Nếu chỉ dựa vào báo cáo của nhân viên thì khó có thể theo sát được tiến độ, quá trình triển khai công việc sau này. Trong các báo cáo thông thường, không phải mọi báo cáo đều được hiển thị rõ ràng. Ban đầu, người đọc chỉ biết những thông tin chung chung như “đang xây dựng”, “đang sửa chữa”,…
- Khó khăn trong việc cung cấp các tiêu chí đánh giá minh bạch: Một số người rất mơ hồ với các tiêu chí này khi thiết lập quy trình đánh giá, dẫn đến bất đồng giữa người quản lý và các nhân viên. Điều này sẽ đặt ra nhiều câu hỏi về tính minh bạch của việc đánh giá, tất nhiên độ chính xác cũng mang tính ngẫu nhiên và tùy tiện.
- Khó đánh giá Giá từ lâu đã bao trùm toàn bộ nhân viên: đối với một số công ty lớn với số lượng nhân viên lớn lên đến hàng nghìn người, việc kiểm soát trở nên rất khó khăn, đặc biệt là không thể.
Một số lưu ý khi thực hiện quy trình đánh giá nhân viên
Để quy trình đánh giá nhân viên được hoàn thiện và đạt được kết quả tốt, doanh nghiệp cần lưu ý đến một vài vấn đề sau:
- Hệ thống đánh giá nhân viên có thể tạo động lực cho nhân viên bằng cách công nhận những thành viên xuất sắc đồng thời thúc đẩy giao tiếp nội bộ trong công ty.
- Hoạt động đánh giá phải được tiến hành một cách công bằng, nhất quán và khách quan.
- Một hệ thống đánh giá hiệu quả phải có các biểu mẫu đánh giá chuẩn hóa, đúng quy trình thực hiện, các chỉ số đánh giá rõ ràng, các quy tắc, quy định và các thủ tục rõ ràng.
Trên đây là thông tin về quy trình đánh giá nhân viên. Qua bài viết này, các nhà quản lý nên cân nhắc lựa chọn một phương pháp hiệu quả phù hợp cho nhân viên của mình để đạt được hiệu quả đánh giá tốt nhất. Quá trình đánh giá nhân viên khi được tiến hành một cách hiệu quả sẽ đảm bảo tính công bằng và minh bạch, thúc đẩy sự phát triển và xây dựng tinh thần cho nhân viên. Hy vọng bài viết của PeopleTrek sẽ giúp ích được cho các nhà quản lý trong việc nâng cấp kỹ năng cho nhân viên, từ đó xây dựng đội ngũ nhân sự vững mạnh để phát triển doanh nghiệp.
Recent Comments